De kracht van een sterke leveranciersketen tijdens COVID-19 

Op het hoogtepunt van de COVID-19-pandemie in China stond ons Supply Chain & Procurement-team voor een unieke uitdaging: Zorgen dat medewerkers van ISS in China, het eerste land dat getroffen werd door COVID-19, de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen had in een tijd waarin deze middelen enorm schaars waren. En het ging niet alleen om persoonlijke beschermingsmiddelen. De vraag breidde zich al snel uit naar ontsmettingsmiddelen voor handen, desinfecterende schoonmaakmiddelen en andere essentiële benodigdheden.

“We moesten in no-time zorgen dat er materiaal beschikbaar was,” legt Procurement Manager Ana Guim uit. “Het was voor het hele team een zware taak om te zorgen dat ons personeel de juiste middelen kreeg. Als er een bestelling binnenkwam, dan ging degene die beschikbaar was naar het magazijn om deze klaar te maken. We werkten samen met de leverancier, en pakten de zending opnieuw in naar de behoeften van iedere locatie. Omdat er een tekort was, moesten we de precieze hoeveelheid benodigde artikelen sturen.” 

We doen het samen

Het team van Ana werkte dagen van 18 uur. Ze zaten tot 1 of 2 uur 's ochtends online te vergaderen om behoeften te bespreken, te overleggen met leveranciers en leveringen aan lokale ISS-sites in het hele land te regelen. En om 7 uur 's ochtends stonden ze weer paraat om de voortgang te controleren. 

De situatie werd bemoeilijkt omdat China het eerste land was dat getroffen werd door de pandemie. Ons team had ervaring opgedaan tijdens de SARS-epidemie in 2003, en we implementeerden snel de nodige structuren en processen om deze noodsituatie te coördineren. Maar de COVID-19-pandemie was van een omvang die niemand ooit eerder meegemaakt had en we moesten in deze situatie enorm vindingrijk zijn, zoals bijvoorbeeld het zoeken naar alternatieve schoonmaakmiddelen of nieuwe leveranciers van mondmaskers.
 
“Het vroeg veel teamwerk om de juiste goedkeuringen te krijgen -we hebben 's nachts veel handleidingen en richtlijnen gelezen - maar we hadden een gezamenlijke verantwoordelijkheid tegenover ons personeel en onze klanten, en we moesten het klaarspelen,” vertelt Ana. “Er heerste een enorm gevoel van samenhorigheid. Niet alleen binnen ons team, maar ook bij de rest van de organisatie en tussen onze partners en klanten. We moesten het samen aanpakken, en er alles aan doen om te zorgen dat het lukte.”

Deze inspanningen wierpen hun vruchten af. Ondanks de situatie heeft niemand van ISS moeten werken zonder de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen en niemand van het personeel van ISS in China heeft het coronavirus opgelopen; gezien de omstandigheden een ongelofelijke prestatie. 

 

Best practices delen

Het werk dat door ISS in China gedaan werd, had een veel verdere reikwijdte. ISS is een internationale organisatie en onze landenteams delen regelmatig geleerde lessen, ervaringen en best practices. Dit gingen we vaker doen zodra duidelijk werd dat COVID-19 zich over de hele wereld verspreidde. 

Veel van de systemen en procedures die ontwikkeld waren in China, werden geïmplementeerd in andere landen toen het virus zich verspreidde, legt Vincent Robyn, Asia Pacific Supply Chain & Procurement Director, uit.

“Alle geleerde lessen werden op regionaal en groepsniveau opgevist,” vertelt hij. “Dat maakte een enorm verschil. Andere landen en regio's namen ons bestuursmodel en onze aanpak over, en zo konden we risicovolle leveringen in andere landen veel eerder verlagen. Ik moet hiervoor mijn complimenten overdragen aan de mensen in het veld, zoals Ana en haar team.”

Deze internationale aanpak is tekenend voor hoe we bij ISS werken, zowel in normale tijden als in tijden van crisis. Onze hoge standaarden worden gedreven door mensen die staan voor hun vak en voor de klant. Onze procedures en best practices worden gedeeld, zodat we klanten over de hele wereld kunnen geruststellen.