MyWork@ISS: Efficiëntie en transparantie troef

Met MyWork@ISS wordt de planning en de aanwezigheidsregistratie gedigitaliseerd - iets wat voordien een manuele taak was. En dat heeft enkele directe voordelen: “We besparen veel tijd, weten nu real-time of onze medewerkers aanwezig zijn, en de gegevens dienen direct als basis voor loonberekeningen.", legt Mohamed Benmalek, District Manager bij ISS, uit. De administratieve druk vermindert, de foutmarges verkleinen, en de manager kan zich focussen op wat echt telt: klanten ondersteunen en medewerkers aansturen.

De communicatie met de medewerker verloopt via een mobiele app, die hen in staat stelt om hun werk- en afwezigheidsuren eenvoudig zelf te beheren. Ze kunnen extra uren aanvragen, open diensten oppakken, en verlof digitaal indienen. Dit biedt hen flexibiliteit en de mogelijkheid om hun inkomen te verhogen door extra diensten te draaien. Volgens Cleaning Service Director, Steven Janssens, is dat een grote meerwaarde: “Medewerkers kunnen optimaal worden ingeroosterd, waardoor er minder behoefte is aan tijdelijke arbeidskrachten en er een stabielere service met eigen gekwalificeerde mensen kan worden geleverd.” 

Wie vreest dat digitalisatie nadelig is voor het aantal jobs, heeft het mis. Ter ondersteuning werd zelfs een nieuwe functie in het leven geroepen. Planning Officers behouden overzicht over de beschikbaarheden van medewerkers en zorgen dat de planning efficiënt en flexibel blijft. Steven Janssens benadrukt: “De Planning Officer ondersteunt onze operationele managers door hen administratieve taken uit handen te nemen, waardoor ze zich volledig kunnen toeleggen op de werkvloer en de klantrelatie.”

Een direct voordeel voor de klant is de verhoogde transparantie. Managers hebben real-time inzicht in de aanwezigheid van medewerkers. Als er bijvoorbeeld iemand ziek uitvalt, kan een planner hierop reageren om zo de dienstverlening te waarborgen.

Daarnaast biedt MyWork@ISS mogelijkheden om dashboards te genereren die KPI’s in kaart brengen, zoals die in contracten zijn vastgelegd. Dit stelt ISS in staat om transparant met de klant te communiceren, om op basis van objectieve data samen te werken aan verdere optimalisaties.

De implementatie van MyWork@ISS is meer dan een technologische overstap; het vraagt ook om een sterke focus op interne samenwerking en change management. Liesbeth Janssens, Operationeel Project Manager, weet - dankzij haar 15 jaar operationele ervaring als Regional Manager - hoe belangrijk het is om mensen te ondersteunen bij de shift naar een digitale mindset. "De trein is vertrokken, maar regelmatig moeten we een keer in een station stoppen of een extra wagentje aanhaken”, legt ze uit. “We moeten de trein op de rails houden, maar af en toe durven achteromkijken zodat we zeker zijn dat iedereen überhaupt op de trein zit”.