Bekommernissen met betrekking tot uw arbeidsvoorwaarden of zaken op de lokale werkplek, zoals conflicten met collega's en managers, disciplinaire sancties, een correcte en tijdige betaling van salarissen en uitkeringen, vallen buiten het toepassingsgebied van het Speak Up-beleid en moeten normaliter worden gemeld aan uw lokale leidinggevende of het lokale Head of People & Culture en lokaal worden opgelost.
Als u zich niet op uw gemak voelt om uw bekommernis binnen de lokale rapportagelijnen aan te pakken of als de kwestie niet naar tevredenheid wordt opgelost, gebruik dan het Speak Up-systeem om uw bekommernis te melden.
Onderzoeksproces
Uw melding via het online Speak Up-stysteem of via de bemande Hotline wordt door een extern advocatenkantoor gescreend om het proces tegen belangenconflicten te beschermen, voordat het rapport naar het Head of Group Internal Audit wordt gestuurd of wordt doorgestuurd naar de juiste ISS-instanties.
Het hoofd van de afdeling Interne Audit moet (i) binnen 7 dagen alle meldingen registreren en bevestigen; (ii) de ernst en geloofwaardigheid van het ingediende verslag in overweging nemen en (iii) dienovereenkomstig te werk gaan bij het bepalen van de passende maatregelen. Sommige meldingen kunnen zonder onderzoek worden opgelost.
Het hoofd van de afdeling Interne Audit kan uw rapport raadplegen met de ISS Business Integrity Committee of de ISS Audit & Risk Committee en alle senior leden van het management. Het hoofd van de afdeling Interne Audit kan ook externe auditors, onderzoekers en/of juridisch adviseurs inschakelen om te helpen bij het onderzoek en de analyse van de resultaten.
Er worden passende corrigerende maatregelen genomen als uit een onderzoek blijkt dat het beleid en/of de wet- en regelgeving van ISS zijn geschonden. Waar wettelijk mogelijk en afhankelijk van de omstandigheden, zal ISS u informeren over de beoogde of genomen actie naar aanleiding van de melding en de reden voor die follow-up.
Bescherming – geen represailles tegen melders
Als u een kwestie te goeder trouw aan ISS meldt, zorgen we ervoor dat er geen discriminerende of vergeldingsacties tegen u worden ondernomen als gevolg van een Speak Up-melding.
Nationale wetten, waar van toepassing en relevant, die u mogelijk een betere bescherming bieden als gevolg van de Speak Up-melding en het onderzoek, zullen dit beleid aanvullen of vervangen.
Vergelding betekent elke directe of indirecte handeling of nalatigheid die de melder ongerechtvaardigd nadeel berokkent of kan berokkenen. Als u van mening bent dat er represailles tegen u zijn genomen voor het melden van of deelnemen aan een onderzoek, moet u dergelijke vermeende represailles onmiddellijk melden aan het hoofd van de afdeling Interne Audit (zie onderstaande contactgegevens) of door het Speak Up-systeem te gebruiken. Alle meldingen worden vertrouwelijk onderzocht.
Alternatieve rapporteringsopties: rapporteren aan autoriteiten
Als u in de EU woont, kunt u – in plaats van te rapporteren aan ISS – een probleem melden aan het lokale externe meldingskanaal dat in uw land beschikbaar is. Het externe meldingskanaal wordt beheerd door een lokale autoriteit in uw land, waardoor rapportage vergelijkbaar is met interne rapportage aan ISS.
Raadpleeg de webpagina Verantwoordelijk bedrijfsgedrag en Speak Up van uw land voor informatie over welke autoriteit het externe meldingskanaal beheert.
We raden u aan om bekommernissen eerst te melden bij ISS.
Persoonsgegevens
Het verzamelen, verwerken en openbaar maken van persoonsgegevens die via het Speak Up-systeem zijn ingediend, wordt uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU en de Deense Wet bescherming persoonsgegevens.
