Diensten aanbieden waar en wanneer ze nodig zijn. Zelfs in uitzonderlijke tijden.

Een smakelijke ervaring 

De wortels van Outotec en ISS gaan vele jaren terug. Terwijl de twee bedrijven sinds 2010 direct samenwerken, kocht Outotec voordien via de Outokumpu-campus indirect ISS-diensten in. De samenwerking werd geleidelijk aan uitgebreid en tegenwoordig levert ISS diensten in de kantoren Lappeenranta, Espoo en Outokumpu. Deze diensten omvatten receptiediensten, schoonmaak-, onderhoud- en verbouwingsdiensten, die door Erkko en Anssi worden aangeduid als "klusjesman-diensten".  

"Een van de laatste toevoegingen is het energiebeheer, dat op sommige van onze locaties is overgenomen," zegt Anssi.  

Naast het energiebeheer, is een andere opvallende toevoeging aan het dienstenaanbod de catering in het Espoo-kantoor.  

"We werkten mee aan de verbouwing en openden het restaurant uiteindelijk in 2020. Het restaurant vormt een substantieel onderdeel van de klantervaring. Met elke lunch die we elke dag serveren verdienen een plaats in het leven van de klant", zegt Anssi.  

"Het is ook een heerlijk onderdeel van de klantervaring. Het kantoor ligt tegenover het winkelcentrum Iso Omena, voor de catering best een pittige concurrent. De terugkoppeling is echter alle vlakken positief. Met hoge waarderingen in de 'Happy-or-Not -survey'," voegt Erkko toe.  

Het restaurant beschikt ook over geautomatiseerde kassa's, zodat medewerkers op elk moment van de dag iets te eten of te drinken kunnen kopen.  

“De geautomatiseerde kassa's hebben goed gewerkt in het bedrijfsrestaurant, dat alleen toegankelijk is voor medewerkers, omdat ze flexibiliteit toevoegen aan het leven van de werknemers", legt Anssi uit.  

Lunches bezorgd aan thuiskantoren  

Toen de overgang naar de huidige uitzonderlijke omstandigheden gebeurde, paste het restaurant zich meteen aan, en zorgde toch dat er elke dag te eten was. In eerste instantie gingen we van een buffetopstelling naar voorverpakte maaltijden, met verbeterde bediening om contact te vermijden. Wanneer bijna 90% van de mensen die in de kantoren werken naar telewerken overschakelde, heeft restaurantdirecteur Osku Toivanen van ISS een service ontwikkeld die Outotec-medewerkers helpt om hun lunches bij hun voordeur te laten bezorgen. 

"Elke dag bezorgen we zo'n 50 lunches aan de thuiskantoren van Outotec-medewerkers", legt Anssi uit.  

"We waren zeer verbaasd hoe goed de overgang naar werken op afstand is verlopen voor het merendeel van de werknemers. We hebben medewerkers bureaustoelen en monitoren uitgeleend om hen in staat te stellen ergonomisch te werken in hun thuiskantoor. Lunches die bij hen thuis worden bezorgd, helpen ook om de werkdag vlot te laten verlopen", aldus Erkko.  

Schaalbaarheid is een belangrijke troef 

Naast de innovatieve oplossingen voor de catering, is ook de schoonmaak intensiever geworden, maar wordt de receptie minder bemand. Omdat er veel minder medewerkers op kantoor aanwezig zijn dan normaal, is een deel van de kantoorruimtes volledig afgesloten. 

"We hebben 60% van onze kantoorruimtes gesloten, wat het energieverbruik van het pand aanzienlijk heeft verminderd", zegt Erkko.  

"Omdat er minder werk is in deze nieuwe omstandigheden, hebben we ons werk gereorganiseerd en zijn we momenteel bezig met taken die meestal later in de zomer worden gepland, zoals het schoonmaken van de ramen. Hoewel de kantoren minder druk gebruikt worden, moeten er toch onderhoudstaken worden uitgevoerd en moeten de faciliteiten schoon en veilig worden gehouden", legt Anssi uit.  

In deze ongekende tijden, was het voor Erkko bijzonder belangrijk dat we de dienstverlening konden aanpassen aan de veranderende behoeften. Zodra de situatie weer normaal begint te worden, zullen beide bedrijven de dienstverlening opnieuw onder de loupe moeten nemen en beslissen wat er nodig is. Anssi en Erkko zijn nu al aan het overwegen of werken op afstand een vast onderdeel van het normale kantoorwerk zal worden.  

"Alleen de tijd zal het leren. Onze wonderbaarlijk vlotte samenwerking met ISS zorgt ervoor dat we goed voorbereid zijn op verandering", vat Erkko samen..