Waarom de workplace experience belangrijker dan ooit is tijdens COVID-19

Workplace experiences dienen als de lijm die een organisatiecultuur bij elkaar houdt. Door servicemomenten, werknemersevenementen en ruimtelijk ontwerp kunnen plekken meer worden dan alleen maar muren en bureaus - het worden ruimtes waar mensen hun beste, meest productieve werk kunnen uitvoeren. En dit met plezier kunnen doen.

Maar hebben we in een wereld waar steeds meer professionals online met elkaar afspreken wel workplace experience nodig? Volgens Signe Adamsen, Head of Workplace Experience bij ISS, hebben we die meer dan ooit nodig; en we hebben een plan nodig voor een hybride model van workplace experiences on-site en op afstand.

Een blijvende invloed op de toekomst van werken

COVID-19 heeft geleid tot drastische wijzigingen in de manier waarop we werken. Dankzij 's werelds grootste experiment met thuiswerken, leren we meer over wat wel werkt en wat niet. Fysieke werkplekken zijn vaak veel beter in het creëren van gezonde werkdagen voor mensen, met meer evenwichtige, voedzame catering, een meer ergonomische werkomgeving, een betere luchtkwaliteit en een hele reeks andere voordelen. Medewerkers die regelmatig thuiswerken kunnen een gebrek aan samenwerking en communicatie ervaren, een gevoel van eenzaamheid en er niet bij betrokken te zijn, en mentale en fysieke gezondheidsklachten.

“Ontspannen na het werk, mentale gezondheidsklachten en slecht teamwork zijn slechts een paar van de uitdagingen waarmee de werknemers nu worden geconfronteerd. Dit leidt tot problemen met de betrokkenheid van werknemers en kan een echte kosten worden voor bedrijven - zowel in termen van productiviteitsverlies als in termen van verlies van talent wanneer werknemers op zoek gaan naar nieuwe en opwindende mogelijkheden".

Hoewel het concept van thuiswerken de afgelopen maanden aan relevantie heeft gewonnen, is de overstap naar een hybride model met een combinatie van werken op kantoor en thuis al jaren geleden ingezet, lang voordat de pandemie zijn intrede deed. Technologische vooruitgang heeft een grote rol gespeeld in deze ontwikkeling.

"De technologie heeft gezorgd voor flexibelere werkomstandigheden door virtuele vergaderingen en online platforms, zodat de medewerkers van vandaag meer mogelijkheden hebben om samen te werken en te communiceren", zegt Signe. “Dat maakt het mogelijk om vanuit thuis, kantoor en zelfs externe plekken samen te werken.”

Voor werkgevers die thuiswerken willen toestaan bestaan er enorme voordelen als het gaat om het werven en behouden van toptalent. Volgens een recent onderzoek door Slack wilde 72% van de ondervraagde kenniswerkers een combinatie van thuiswerken en werken op kantoor. Een ander recent onderzoek toont aan dat het bieden van de flexibiliteit om vanaf andere locaties te werken de productiviteit kan verhogen met 4,4%.

Deze trend dient te worden opgenomen in werkplekstrategieën, op korte en lange termijn. Er zal een stijgende vraag zijn naar uitstekende, individuele service-ervaringen waarbij werknemers op kantoor, thuis, of zelfs op externe hubs kunnen werken; plekken waar de technologische mogelijkheden uitgebreider zijn dan thuis.

Voor werknemers die vanaf een andere locatie werken moeten ervaringen flexibiliteit bieden in waar en wanneer ze werken, productiviteit en connectiviteit ondersteunen, fysiek en mentaal welzijn bieden en zorgen dat de beveiligingsrichtlijnen van het bedrijf gevolgd worden als er buiten kantoor gewerkt wordt. Het is ook belangrijk te zorgen dat er een gevoel van betrokkenheid bewaard blijft door virtuele evenementen, zoals vrijdagmiddagborrels, wedstrijden, yoga en andere fysieke activiteiten.

Voor het fysieke kantoor ligt de nadruk op de rol als plek om samen te werken, te communiceren, te innoveren en informeel samen te komen in veel verschillende vormen; hier wordt invulling gegeven aan de behoeften van verschillende gemeenschappen en werkculturen. 

Gemeenschappen verbinden

Omdat er al voor COVID-19 steeds meer thuis gewerkt werd, had ISS al ervaring opgedaan en kon ze de voordelen van deze nieuwe werkvorm al introduceren. Samen met onze klanten en serviceteams richten we ons op het creëren van memorabele workplace experiences die leiden tot tevreden en productieve werknemers, ongeacht of de werkplek fysiek of virtueel is.

Het bouwen aan een gemeenschap staat aan de basis van onze aanpak. Van ideeën op kleine schaal tot wereldwijde initiatieven, ons Workplace Experience-team heeft een 360-gradenaanpak om ‘work as a place’ te transformeren naar ‘work as a community’.

“We werken samen met onze klanten aan hun algehele bedrijfsstrategie en stellen een plan op op basis van hun behoeften en wat ze willen bereiken,” vertelt Signe. “Workplace experience gebeurt niet toevallig. Deze is georganiseerd en op maat gemaakt voor een specifieke klant.”

Naast het bieden van praktische ondersteuning bij veranderend gedrag passend bij een hybride werkcultuur, het aanleveren van thuiskantoorapparatuur en het opstellen van productieve samenwerkingsmogelijkheden, adviseert ISS klanten over het formuleren van nieuwe strategieën voor thuiswerken en werken op kantoor. De transitie naar een nieuwe hybride aanpak van thuis en op kantoor werken vereist een zorgvuldige planning.

De werkplek heruitgevonden

De manier waarop we werken en waar we werken verandert en er is geen 'one size fits all' oplossing voor de uitdagingen waar we allemaal voor staan. In de toekomst moet de werkplek het woon-werkverkeer waard zijn - een mensgerichte ervaring waar medewerkers zich veilig, gezond en gesteund voelen. Het moet een plek zijn waar het ontwerp gezond gedrag aanmoedigt, en een brede reeks mogelijkheden biedt waarmee iedereen op zijn best kan werken.

De KPI’s blijven hetzelfde als voor COVID-19: het aantrekken en behouden van de juiste mensen en ervoor zorgen dat de juiste mensen productief zijn - evenals kostenefficiëntie, transparantie, merkbescherming en consistentie. Organisaties zullen deze KPI's dan ook met meer aandacht voor de gezondheid en het welzijn van individuen moeten benaderen. Het creëren van een veiligere en gezondere werkomgeving na COVID-19 betekent ook voldoen aan hogere eisen voor duurzaamheid, flexibiliteit en meer georganiseerde service-ervaringen, ongeacht waar mensen willen werken.