De onderlinge verbondenheid, de snelheid waarmee we communiceren over landen en continenten heen en de snelheid waarmee de context waarin we opereren, kan veranderen, vereist een nieuwe vorm van wendbaarheid. Organisaties moeten in staat zijn om het bedrijfsmodel van vandaag te laten vallen om zich morgen opnieuw uit te vinden. Dat vereist iets van alle medewerkers. Een facilitair bedrijf dat wendbaarheid versnelt, kan het verschil maken tussen een future proof of een irrelevante organisatie.
Het facilitair bedrijf moet snel en, bij voorkeur, proactief de organisatie in staat stellen te reageren op ontwikkelingen en kansen. Vanuit IT zijn agile, scrum en LEAN doorgesijpeld naar andere beroepsgroepen en afdelingen waardoor responsiviteit toeneemt. Door die principes toe te passen op FM, is het facilitair bedrijf in staat om snel de beschikbare vierkante meters uit te breiden, terug te brengen, opnieuw in te richten en daarmee flexibele arbeidsovereenkomsten en tijdelijke en hybride werkmodellen te ondersteunen met flexibele werkplekken en flexibele kantoorruimten. Die wendbaarheid zorgt er voor dat de organisatie snel en efficiënt verder kan in de nieuwe realiteit zonder onnodige kosten te maken.
Wat betekent wendbaarheid?
Wendbaarheid betekent in staat zijn om zo snel mogelijk aan te kunnen passen aan de nieuwe realiteit. Aangezien verandering een constante is, moeten medewerkers die zich met de kernactiviteiten bezighouden, zich snel kunnen aanpassen aan die nieuwe realiteit. De behoefte daarin neemt toe en dat vereist veel van leiderschap, de locatie en de ondersteunende diensten. Het facilitair bedrijf kan doorslaggevend zijn bij die laatste twee door een flexibele organisatie of dienstverlening om zo in te kunnen spelen op veranderingen en kansen met behoud van operationele efficiëntie en klanttevredenheid. Deze vorm van wendbaarheid stelt hoge eisen aan het facilitair bedrijf.
Welke impact heeft wendbaarheid op de organisatie?
In essentie transformeert het bieden van wendbaarheid de rol van FM van een louter ondersteunende functie naar een strategische partner die proactief bijdraagt aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen. Het resultaat is een FM-organisatie die niet alleen voldoet aan de huidige behoeften, maar ook de veerkracht heeft om zich aan te passen aan de onbekende eisen van de toekomst.
Wendbaarheid vraagt dus een nogal wat van een organisatie en van facilitair in het bijzonder. Op strategisch niveau betekent dit kritisch kijken naar het bedrijfsmodel. Om deze toekomstbestendig en dus wendbaar te maken te maken, zijn flexibele contracten cruciaal. Dat voelt paradoxaal. Contracten moeten creativiteit en ondernemerschap stimuleren. Het traditionele model van reactieve besluitvorming maakt plaats voor een meer anticiperende aanpak, waarin FM-strategieën vooruitlopen op mogelijke veranderingen en trends in de bedrijfsomgeving. Vooral in vastgoed betekent dat een kentering. Opschalen in vierkante meters is vaak snel geregeld. Teruggaan in vierkante meters is een uitdaging want contract is contract. Een contract wat die flexibiliteit geeft, is duurder want het veronderstelde risico voor de verhuurder of eigenaar is groter.
Overigens geldt voor de gehele keten dat betere samenwerking noodzakelijk is. Door doelstellingen te delen met toeleveranciers en opdrachtgevers daar in mee te nemen kan worden gezocht naar gezamenlijk belang waardoor contracten veel meer kunnen worden ingestoken op de uitkomst voor de gehele keten, de branche of maatschappij. Het niveau waarop dan wordt onderhandeld, ligt dusdanig hoog dat die ook iets vereist van de demandorganisatie of regie-organisatie en van het facilitair bedrijf. Het kennisniveau moet omhoog om op dergelijke niveau met toeleveranciers samen te werken en mee te nemen in wat de wensen en behoeften zijn verderop in de keten.
Wendbaarheid heeft ook een financiële impact. Een organisatie wendbaar maken, vereist een financiële investering. De organisatie moet daar immers op worden ingericht. De juiste mensen, de juiste kennis en de juiste facilitaire diensten. In eerste instantie levert dat meer druk op kostenbeheersing en efficiëntie op. Eenmaal die wendbaarheid gerealiseerd, verdient zich dat terug in responsiviteit en imago.
In de operationele aansturing en uitvoering betekent dit aanpassing van interne werkwijzen en processen. Medewerkers in zowel kern en ondersteunende afdelingen moeten begrijpen wat er van hen wordt gevraagd en hoe ondersteunende diensten de wendbaarheid van de kernactiviteiten vergroten.
Naast mensen, processen en structuren heeft technologie ook impact op de wendbaarheid van een organisatie. Innovatieve technologie en oplossingen kunnen de transitie enorm versnellen en de drempels wegnemen die een snelle migratie in de weg staan.
