Met integrated facility management besteed u het volledig facilitair bedrijf uit. De aansturing en uitvoering komen in handen van een toeleverancier. Dat vraagt vertrouwen, maar biedt vooral veel rust en gemak. In dit artikel gaan we in op de toegevoegde waarde van integrated facility management en dus de redenen voor deze rust en gemak.
Een opsomming van de 12 manieren waarop integrated facility management toegevoegde waarde heeft voor een organisatie
In dit artikel gaan we dus in op de 12 manieren waarop integrated facility management toegevoegde waarde heeft voor een organisatie. Het gaat hier om een operationalisatie van de strategische waarde van integrated facility management en het kan best zijn dat niet alle manieren relevant zijn. We behandelen in dit artikel:
- Werkplekinrichting die samenwerking en creativiteit bevordert
- Werkplekinrichting die medewerkerswelzijn bevordert
- Duurzaamheidsactiviteiten initiëren en uitvoeren voor een positieve milieu-impact
- Activiteiten die CSR-doelstellingen ondersteunen
- Huisvestingsstrategie die past bij activiteiten
- Huisvestingsstrategie die wendbaarheid in de toekomst ondersteunt
- Slimme gebouwtechnologie inzetten en gebruiken voor op data gebaseerde besluitvorming
- Integratie van slimme sensoren en apparaten om gebouw, systemen, ruimten en aansturing te beheren en aan te passen
- Het volgen van, opvolgen van en adviseren over branche specifieke regelgeving
- Het implementeren van processen om naleving van wetgeving te garanderen
- Voorsorteren op toekomstige werkplekontwikkelingen en -technologieën
- Het volgen van, opvolgen van en adviseren over flexibele infrastructuur voor toekomstige uitdagingen
1. Werkplekinrichting die samenwerking en creativiteit bevordert
Een organisatie komt veel verder als medewerkers samenwerken. Dat lukt het beste als ze fysiek bij elkaar zijn. Dat bevordert begrip en communicatie. Dan moet de werkplekinrichting dit soort ontmoetingen wel stimuleren door een ruimte met voldoende daglicht, groen en frisse lucht én de ondersteuning die nodig is om de samenwerking tot een succes te maken. De ruimte is te reserveren, is schoon en beschikbaar en heeft alle kantoorartikelen en aansluitingen om aan de slag te kunnen. Medewerkers kunnen vooraf, tijdens of achteraf beroep doen op catering en andere ondersteuning.
Waar mensen samenkomen en samenwerken, vindt interactie plaats. Interactie zorgt voor inspiratie en bevordert creativiteit. De werkplek kan deze (toevallige) ontmoetingen stimuleren door een uitnodigende en inspirerende inrichting en een werkplek die het mogelijk maakt om ongestoord met collega’s te brainstormen, ideeën uit te wisselen en ideeën uit te werken.
Creativiteit verlangt dus wel iets van de inrichting en de ondersteuning. Het belangrijkste is mentale ruimte. Een medewerker moet niet het hoofd vol hebben met randzaken. Om die reden is een integrale en geïntegreerde facilitaire dienstverlening als onderdeel van workplace management zo belangrijk. Dan wordt duidelijk welke medewerker welke behoeften hebben en wordt de hele ‘klantreis’ inzichtelijk met alle diensten die daar bij horen. Die diensten zorgen er voor dat een medewerker terug kan vallen op en kan vertrouwen op de voorzieningen die aanwezig zijn of nodig zijn om het maximale uit het verblijf op die locatie kan halen.
2. Werkplekinrichting die medewerkerswelzijn bevordert
Een leverancier van integrated facility management hanteert een holistische kijk op de werkomgeving en werkplek en vanuit dat perspectief inventariseert deze de wensen en behoeften van medewerkers. Dat geeft een heel volledig en uiteenlopend beeld, want die behoeften en wensen variëren sterk per locatie, activiteit en dagdeel. Zeker op locaties waar verschillende type gasten zijn, kunnen die eisen, wensen of behoeften sterk verschillen of zelfs strijdig zijn.
Strijdig of niet, met die informatie helpt een leverancier van integrated facility management de opdracht gevende organisatie bij het uitwerken en implementeren van welzijnsprogramma’s en bij het inrichten van de werkomgeving om zo het mentale en fysieke welzijn van alle medewerkers te bevorderen. Medewerkers die fysiek en mentaal gezond zijn, zijn gemotiveerder, productiever, hebben een stimulerend effect op collega’s en verzuimen minder of zijn minder vaak ziek. Dat vraagt is van de werkgever en van de werkomgeving en een leverancier van integrated facility management heeft de kennis en ervaring om de verschillende doelgroepen daarbij van de juiste hulpmiddelen te voorzien. Van een host op de werkplek tot een veiligheidskundige op het terrein of in de fabriek.
3. Duurzaamheidsactiviteiten initiëren en uitvoeren
Duurzaamheid scoort al jaren hoog onder facilitaire professionals. De drang naar duurzaamheid varieert echter per generatie en nieuwe generaties hebben dit veel minder hoog op de agenda staan. Dat neemt niet weg dat het voor een leefbare planeet voor iedereen goed is om vanuit integrated facility management na te denken over verduurzaming en die activiteiten uit te voeren.
Ook dit vraagt een holistische aanpak en de locaties als geheel te beschouwen en te zoeken naar verbeteringen op het gebied van energieverbruik, afvalverzameling en verwerking, het lokaal produceren of inkopen en verwerken van voedsel en energie en alternatieve methoden voor verpakken of uitleveren van warme en koude dranken of gerechten. Dit zijn geen onderwerpen waar een organisatie zelf over na moet denken. Zeker niet als een deel daarvan wordt uitgevoerd door het facilitair bedrijf. Dan is het handiger en efficiënter om het duurzaamheidsvraagstuk als KPI bij de leverancier van integrated facility management neer te leggen en deze in de aansturing en uitvoering invulling te laten geven aan dit vraagstuk.
4. Bieden en ondersteunen van groene technologieën en certificeringen die CSR-doelstellingen ondersteunen
Naast activiteiten biedt een leverancier van integrated facility management ook toegang tot groene technologieën en heeft het de kennis in huis om een organisatie te begeleiden naar certificering voor duurzame gebouwen. Denk hierbij aan certificering volgens BREEAM of LEED. En als dat niet lukt op de huidige kantoorlocatie, dan begeleidt een leverancier van integrated facility management de zoektocht naar een passende locatie, zorgt voor het opleveren van deze locatie, de verhuizing en het oplever klaarmaken van de oude locatie. De nieuwe locatie is dan vanzelfsprekend voorzien van groene technologieën waar dat kan. Denk hierbij aan zonnepanelen (PV), zonneboilers, WTW-systemen, slimme lichttechnologie, slimme klimaatsystemen en voorzieningen die medewerkers stimuleren te kiezen voor een vervoerswijze die laag of vrij van stikstofuitstoot is.
5. Huisvestingsstrategie die past bij activiteiten
Elke organisatie is anders. Anders in kernactiviteiten, anders in cultuur, en daarmee anders in ondersteuningsbehoeften en huisvestingsbehoefte. Een leverancier van integrated facility management kent deze wensen en behoeften en weet als geen ander welke wat er wordt verwacht van de huisvesting op korte en lange termijn. De redenen om naar een kantoor te komen zijn veranderd en soms ontbreekt die reden. Wil een organisatie alleen open zijn voor de medewerkers die willen komen of moet een locatie voor iedereen aantrekkelijk zijn? Vragen zoals deze bepalen de korte termijnplanning, vragen als welk talent wil een organisatie aantrekken en behouden, welke leeftijdsgroepen moet een locatie accommoderen en hoe ontwikkelt de demografie zich, geeft een idee van de lange termijn. Daarnaast biedt een leverancier van integrated faclity management ook de flexibiliteit om te anticiperen op onverwachte gebeurtenissen.
6. Huisvestingsstrategie die wendbaarheid in de toekomst ondersteunt
Als één ding duidelijk is geworden in de afgelopen jaren, dan is het wel dat een huisvestingsbehoefte niet zo rotsvast is als de stenen waaruit die huisvesting is opgebouwd. Die laatste is, net zoals elke andere behoefte, aan verandering onderhevig. Het verleden heeft ons in dat opzicht geleerd dat we onzekerheid door plotselinge veranderingen moeten meenemen in de planvorming.
Met een integrale en geïntegreerde aanpak van een leverancier van integrated facility management komt ook de flexibiliteit om invulling te geven aan verandering van wensen en behoeften. Meer open ruimten voor toevallige ontmoetingen? Meer ruimten voor samenwerken, uitwisselen van ideeën of brainstormen? Meer vergaderfaciliteiten? Of juist terug in vierkante meters? Een leverancier van integrated facility management biedt deze flexibiliteit, ook in op- en afschalen van medewerkers en adviseert organisaties over de beste strategie in de specifieke branche.
