Welke invloed heeft uw facilitaire dienstverlener op een betere werkplek?

Het is goed om met enige regelmaat te evalueren of de initiële afspraken met een facilitaire dienstverlener ook worden nagekomen en goed worden ingevuld. De samenwerkingsvorm en de aansturing vanuit de opdracht gevende organisatie hebben daar veel invloed op. In dit artikel gaan we in op de rol van een facilitaire dienstverlener en van de opdrachtgever om een betere werkplek te creëren.

Wat is een betere werkplek?

Laten we eerst bepalen wat ‘we’ bedoelen met een betere werkplek. Niet dat we hier nu een antwoord op geven. De vraag is of u een duidelijk beeld heeft van de huidige situatie, de gewenste situatie en dus wat er beter kan. Is een betere werkplek een werkplek die beter is voor de medewerker, voor de organisatie, voor de wereld of voor de aandeelhouders?

Een duurzamere werkplek kan ook betekenen dat deze beter is voor de medewerker. Een hogere productiviteit is dan weer goed voor de organisatie en voor de eventuele aandeelhouders. Een integrale dienstverlener kijkt naar het hele plaatje en bepaalt aan de hand van de strategie van een organisatie wat de beste werkplek is voor de organisatie en haar stakeholders.

Een betere werkplek als onderdeel van de werkomgeving en werkplekbeleving

De werkplek is niet alleen meer tot de fysieke locatie van een organisatie of tot de standplaats. Veel werk kan op uiteenlopende locaties worden uitgevoerd en ‘werk’ bestaat uit verschillende onderliggende activiteiten. Een werkplek kan dus in verschillende ruimten zijn en ongeacht de ruimte en locatie moet deze bijdragen een productiviteit, tevredenheid en werkgeluk. Nu kan een werkgever alleen echt invloed uitoefenen op de locaties die van de organisatie zijn. Daar kan de beleving het beste worden geregisseerd. Het is dan ook van belang dat een organisatie beseft wat de reikwijdte is en vervolgens wat deze moet doen om van zijn locaties ook de Place to Be maken.

De verbindende rol van de werkplek

En dat brengt ons meteen bij de rol die werkplek heeft in het overbrengen van de sense of belonging, de gedeelde culturele waarden en merkassociaties. Werkomgevingen moeten het aantrekkelijk maken voor medewerkers om bij elkaar te komen: ontmoeten, inspireren, kennisdelen en/of samenwerken. Als dat een middel is om medewerkers voor andere, meer solitaire, activiteiten naar diezelfde locatie te laten komen, dan werkt een organisatie actief aan het bouwen en behouden van een community die medewerkers, teams en uiteindelijk de organisatie beter maakt.

Wat is de rol van de opdrachtgever?

Voor de opdrachtgever is het van belang om na te gaan welke rol de werkplek heeft in het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Veel werkgevers zijn tot de conclusie gekomen dat een werkplek uitwisselbaar is en dat de werkomgeving bepaalt of die werkplek op een locatie is binnen de regie van een organisatie. Uit de vorige alinea blijkt het belang voor een organisatie om medewerkers bij elkaar krijgen. De waarde die daaraan wordt gehecht door een opdracht gevende organisatie bepaalt uiteindelijk ook welke inrichting, welke beleving en welke diensten daar bij horen.

Wat is de rol van een facilitaire dienstverlener?

De rol van een facilitaire dienstverlener wordt bepaald door de samenwerkingsvorm, de contractvorm en de aansturing. Als een organisatie de werkplekbeleving en daarmee de medewerkersdiensten van strategisch belang achten, dan kan een leverancier van integrated facility management ook van toegevoegde waarde zijn. Is er echter sprake van een uitvoeringsorganisatie met single of multi service dienstverleners, dan zit een organisatie al snel in de tactische aansturing en misschien zelfs operationele uitvoering.

Een integrale dienstverlener inventariseert de strategische belangen en vertaalt deze naar werkplekconcepten (inrichting en diensten) die daaraan bijdragen. Door afspraken te maken over KPI’s als medewerkerstevredenheid, verzuim, in- / uitstroom, energiebesparing of verduurzaming (outcomes), kan een regieorganisatie of demandorganisatie echt van toegevoegde waarde zijn voor de organisatie en kan het facilitaire bedrijf van ISS zelfstandig invulling geven aan de opdracht. En dat zonder dat de opdracht gevende organisatie grip verliest.

Welke invloed heeft uw facilitaire dienstverlener op een betere werkplek?

In potentie heeft een integrale facilitaire dienstverlener de kennis en ervaring in huis om voor de opdrachtgever een betere werkplek te realiseren. De vraag is echter of een organisatie daar de mogelijkheden toe biedt. Als er een duidelijk plan is, wederzijds vertrouwen in de uitvoering en er wordt gestuurd op outcomes, dan is dat de ideale voedingsbodem voor een betere werkplek, werkplekbeleving en werkwereld.