Internationaal IFM-contract opstarten binnen tijd en budget tijdens lockdown

Het beheer van de transitie van een groot internationaal contract is niet eenvoudig. Vooral niet tijdens een wereldwijde pandemie. We spraken Hilde Scholten Linde, Senior Transition Manager bij ISS in Nederland. We vroegen haar hoe ons transitieteam de uitdagingen heeft aangepakt en hoe ze zijn omgegaan met beperking en wettelijke eisen om te zorgen voor een succesvolle transitie van Nestlé tijdens covid-19.

Een krachtige samenwerking

In de lente van 2020, precies tijdens het hoogtepunt van de pandemie, startten Hilde en haar team de transitie van alle facilitaire diensten van Nestlé naar ISS. Dit proces omvatte het samenvoegen van 75 leveranciers en het overzetten van de medewerkers van Nestlé naar ISS.

In nauwe samenwerking met de klant konden onze transitiemanagers een goede band opbouwen met het team van Nestlé en zorgen voor een soepele overgang.

“Iedereen werd er bij betrokken,” vertelt Hilde. “Work stream leads uit alle delen van ons bedrijf, van Finance tot People & Culture, werkten samen om een plan op te stellen dat was gebaseerd op onze gesprekken met Nestlé.”

Met behulp van het bewezen transitieprocesraamwerk van ISS kon de werkplek gewoon door blijven draaien, van sales en transitie tot operations. Het team had wekelijks telefonisch overleg met Nestlé en het global management van ISS om informatie uit te wisselen en op algemeen niveau acties en risico's te bespreken. Dit betekende dat problemen snel en efficiënt werden opgelost. Allemaal met minimale onderbrekingen van de dagelijkse activiteiten.

“We hadden vanaf begin tot eind een constructieve en prettige samenwerking met de klant en dat heeft een grote rol gespeeld in het succes van de transitie. Onze teams hebben in totale transparantie samengewerkt. Met een enorme wil om te slagen,” vertelt ze.

De problemen van covid-19 het hoofd bieden

Het team heeft proactief de uitdagingen van covid-19 aangepakt en heeft zich voortdurend aangepast aan dynamische wijzigingen in de omvang om dingen in korte tijd voor elkaar te krijgen.

“Een transitie uitvoeren tijdens covid-19 was zeer zeker een interessant proces,” zegt Hilde. “Het heeft ons beperkt in de zin dat we elkaar niet persoonlijk konden zien of locaties konden bezoeken. Het was dus heel moeilijk de gebouwen te leren kennen en een plan te bedenken zoals we dat normaal zouden doen.”

Het team zocht samen naar oplossingen als het online uitvoeren van het inwerkproces en online overleggen met belanghebbenden over gedetailleerde informatie vanuit iedere locatie. Hilde benadrukt dat, hoewel het proces zeker zijn tegenslagen kende, ISS in staat was om alles normaal te houden bij Nestlé. Op virtuele wijze.

“We hebben veel geleerd. Alles werd op afstand gedaan, maar uiteindelijk heeft het ontzettend goed uitgepakt.”