Wat zijn de 6 voordelen van integrated facility management?

Naarmate een organisatie groeit, neemt ook de complexiteit toe. De grootste uitdaging is het focus houden op de kernactiviteiten, omdat daar ook het meeste risico zit. Voor product of dienst en voor medewerkers. Facility management draait om mensen, om uw medewerkers en de impact die zij hebben op product of dienst en de algehele bedrijfsvoering. In dit artikel bespreken we 6 voordelen van integrated facility management op de bedrijfsvoering van toepassing op vrijwel alle grotere organisaties.

1. Kostenoptimalisatie

Veel organisaties kiezen voor integrated facility management om de kosten te optimaliseren. Dat klinkt mogelijk tegenstrijdig als het gaat om medewerkersdiensten. De perceptie heerst dan kostenefficiëntie afbreuk doet op de kwaliteit van dienstverlening. Toch is dit heel logisch. Een integrale dienstverlener is namelijk vele malen efficiënter in het opzetten en aansturen van een facilitair bedrijf. Ze is er in gespecialiseerd, heeft schaalvoordelen door de omvang en is veel flexibeler door gebruik te maken van eigen medewerkers (self delivery).

Een integrale dienstverlener hanteert een holistische aanpak en kan daarmee al snel na ingangsdatum van de samenwerking conclusies trekken over bezetting en daardoor advies geven over energiebesparing, aanbod in bedrijfsrestaurant en zelfs over huisvesting.

Dat is de directe impact. Door afstemming op strategisch niveau en daarmee duidelijkheid over de issues op de directietafel kan een integrale dienstverlener deze issues meenemen in de afwegingen op tactisch en operationeel niveau. Dat kan betekenen dat er juist wordt geïnvesteerd in medewerkersdiensten. Door die investeringen voelen medewerkers zich beter ondersteund in hun werkzaamheden, zijn ze productiever, stijgt fysieke en mentale welzijn en daalt verzuim. Daarnaast biedt een integrale dienstverlener consistentie tussen de afzonderlijke dienst en over de verschillende locaties heen. Zo worden uw locaties een uithangbord voor uw gasten en potentiële medewerkers en daarmee dragen ze bij aan een betere concurrentiepositie op uw primaire afzetmarkt en op de arbeidsmarkt. Hierdoor dalen de kosten voor new sales en voor recruitment.

2. Standaardisatie

Een integrale dienstverlener brengt de aansturing en uitvoering van alle diensten onder in één facilitair bedrijf met vaste teams per locatie. Alle medewerkers worden geïnstrueerd in de processen die zijn afgestemd op uw organisatie en sluiten daarmee naadloos aan op uw kernactiviteiten. U krijgt dus één vast team, met dezelfde kennis van processen en procedures, één veiligheidsprogramma, één compliancyprogramma, één kwaliteitsprogramma en één duurzaamheidsprogramma met één uitstraling in alle diensten en op alle locaties volgens strakke procedures. Dat is standaardisatie volgens een integrale dienstverlener.

3. Risicomanagement

Een integrale dienstverlener borgt, door de kennis van uw organisatie en die van uw branche, de continuïteit van uw productie of dienstverlening. Zij kent de risico’s in uw organisatie en in uw segment. Of dit nu gaat om het wegnemen van risico’s in de productielijn, in de toegang van locaties, de veiligheid op het terrein, om gebouwinstallaties, fysieke of mentale welzijn van medewerkers, in bedrijfsrestaurants of op de werkplek thuis. Een integrale dienstverlener bekijkt al deze aspecten, samen met onderaannemers en toeleveranciers en zorgt dat u audit-ready bent.

4. Integratie van dienstverlening

Bij kostenoptimalisatie kwam het al even ter sprake. Het is eigenlijk zo vanzelfsprekend dat er mogelijk aan voorbij wordt gegaan: integratie van dienstverlening. We hebben in een ander artikel al uitgelegd wat het verschil is tussen integratie of integraliteit en waar ze elkaar ontmoeten en aanvullen. Een integrale dienstverlener die tactische en operationele aansturing van een combinatie van diensten samenbrengt in één facilitair bedrijf met eigen medewerkers (self delivery), combineert de breedte van dienstenaanbod (integraliteit) met aansturing en uitvoering (integratie). Dit heeft als resultaat dat een opdracht gevende organisatie op strategisch (demandorganisatie) of strategisch / tactisch (regieorganisatie) niveau één aanspreekpunt heeft voor alle aspecten van het facilitair bedrijf. Op elke afzonderlijke locatie kan de eindverantwoordelijke bij opdrachtgever voor tactische en operationele aansturing terugvallen op de locatiemanager vanuit het facilitaire bedrijf van de integrale dienstverlener. Die korte lijnen en directe aansturing, maken het dat een integrale dienstverlener heel wendbaar is.

5. Leveranciersmanagement

Organisaties met veel locaties lopen het risico dat over een langere periode elke locatie eigen toeleveranciers heeft voor werkzaamheden die van toepassing zijn op meer locaties en mogelijk vaker voorkomen. Ook het ontbreken van een meerjarenplan voor onderhoud aan gebouw en installaties kan leiden tot een veelheid aan leveranciers en onderhoudscontracten.

Een integrale dienstverlener kijkt naar wat er nodig is voor alle locaties en selecteert daar de juiste leveranciers bij. Ook wordt daarbij (opnieuw) gekeken naar onderhoudscontracten en onderhoudsplannen. Door te standaardiseren, worden storingen en reactief onderhoud beperkt en daarmee kosten te besparen. Van veel toeleveranciers en onderaannemers naar één facilitair bedrijf dat alles aanstuurt en uitvoert. Hier komen standaardisatie en kostenoptimalisatie samen.

6. Integratie van (groene) technologie

Data driven decission making. Het is een populair onderwerp in heel veel branches. Een integrale dienstverlener wil toegevoegde waarde bieden door de opdrachtgever zo veel mogelijk werk uit handen te nemen, de strategische partner te zijn van de opdrachtgever én de medewerkers van de beste dienstverlening voorzien. Om de KPI’s te toetsen, is informatie nodig. Dit is subjectieve, kwalitatieve informatie van medewerkers zelf en objectieve, kwantitatieve informatie uit sensoren en slimme apparaten in en om het gebouw. Zo kunnen er uitspraken worden gedaan over het (gepercipieerde) binnenklimaat, de bezetting, ruimtegebruik, (potentiële storingen in) gebouwinstallaties en machines en energiemanagement. Ook kan de integratie van technologie bijdragen aan CO₂-reductie door bijvoorbeeld zonnepanelen en groendaken, slimme verlichting en het meten van voedselafval om daar dan weer de inkoop, voorraad en bereiding op af te stemmen.

Een integrale dienstverlener doet onderzoek onder medewerkers en zet gericht sensoren in om deze informatie te verrijken. Met deze informatie wordt de dienstverlening aangepast en verbeterd en inzichtelijk gemaakt aan welke KPI’s dit bijdraagt.