Diensten aanbieden waar en wanneer ze nodig zijn. Zelfs in uitzonderlijke tijden.

Een smakelijke ervaring 

De wortels van Outotec en ISS gaan vele jaren terug. Terwijl de twee bedrijven sinds 2010 direct samenwerken, kocht Outotec voordien via de Outokumpu-campus indirect ISS-diensten in. De samenwerking werd geleidelijk aan uitgebreid en tegenwoordig levert ISS diensten in de kantoren Lappeenranta, Espoo en Outokumpu. Deze diensten omvatten receptiediensten, schoonmaak-, onderhoud- en verbouwingsdiensten, die door Erkko en Anssi worden aangeduid als "klusjesman-diensten".  

"Een van de laatste toevoegingen is het energiebeheer, dat op sommige van onze locaties is overgenomen," zegt Anssi.  

Naast het energiebeheer is een andere opvallende toevoeging aan het dienstenaanbod de restaurantdiensten in het Espoo-kantoor.  

"We werkten mee aan de verbouwing en openden het restaurant uiteindelijk in 2020. Het restaurant vormt een substantieel onderdeel van de klantervaring. Met elke lunch die we elke dag serveren verdienen een plaats in het leven van de klant", zegt Anssi.  

"Het is ook een heerlijk onderdeel van de klantervaring. Het kantoor ligt tegenover het winkelcentrum Iso Omena. Met veel concurrentie tegenover het restaurant is de locatie dus een uitdagend. De terugkoppeling is echter alle vlakken positief. Met hoge waarderingen in de 'Happy-or-Not -survey'," voegt Erkko toe.  

Het restaurant beschikt ook over geautomatiseerde kassa's, zodat medewerkers op elk moment van de dag iets te eten of te drinken kunnen kopen.  

“De geautomatiseerde kassa's hebben goed gewerkt in het bedrijfsrestaurant, dat alleen toegankelijk is voor medewerkers, omdat ze flexibiliteit toevoegen aan het leven van de werknemers", legt Anssi uit.  

Lunches bezorgd tot in de thuiskantoren  

Toen de overgang naar de huidige uitzonderlijke omstandigheden plaatsvond, kon het restaurant direct reageren. Hierdoor was de stabiliteit van de voedselvoorziening gewaarborgd. De dienstverlening veranderde van een buffetopstelling naar vooraf samengestelde maaltijden. Daarbij werden de werkzaamheden verbeterd om contact te vermijden. Toen bijna 90% van de mensen die in de kantoren werkten, op afstand gingen werken, ontwikkelde restaurantdirecteur Osku Toivanen van ISS een service die Outotec-medewerkers helpt om hun lunches te bestellen en te laten bezorgen bij hun voordeur. 

"Elke dag bezorgen we zo'n 50 lunches aan de medewerkers van Outotec-medewerkers thuis", legt Anssi uit.  

"We waren enorm verbaasd over hoe goed de overgang naar werken op afstand is verlopen voor het grootste deel van de medewerkers. We hebben medewerkers bureaustoelen en monitoren uitgeleend om hen in staat te stellen ergonomisch te werken op hun thuiswerkplek. Lunches die bij hen thuis worden bezorgd, helpen ook om de werkdag soepel te laten verlopen", aldus Erkko.  

Schaalbaarheid is een belangrijke troef 

Naast de innovatieve oplossingen in de restaurantdiensten is ook de reiniging geïntensiveerd en doen we de receptiediensten met minder personeel. Omdat er veel minder medewerkers op kantoor aanwezig zijn dan normaal, is een deel van de kantoorruimtes volledig gesloten. 

"We hebben 60% van onze kantoorruimtes gesloten. Dat heeft het energieverbruik van het pand aanzienlijk heeft verminderd", zegt Erkko.  

"De opzet zorgt ook voor meer tijd. We hebben ons werk opnieuw ingedeeld en we zijn nu bezig met taken die meestal later in de zomer worden gepland, zoals het schoonmaken van de ramen. Hoewel het gebruik van de gebouwen is afgenomen, moeten er toch onderhoudstaken worden uitgevoerd en moeten de faciliteiten schoon en veilig worden gehouden", legt Anssi uit.  

Voor Erkko is de mogelijkheid om de totale service op te schalen naar de veranderende behoeften bijzonder belangrijk geweest in deze ongekende situatie. Zodra de situatie weer begint terug te keren naar normaal, moeten beide bedrijven de complete dienstverlening opnieuw onderzoeken en besluiten wat er nodig is. Anssi en Erkko zijn ook al begonnen met het overwegen of werken op afstand een vast onderdeel van het normale kantoorwerk zal worden.  

"Alleen de tijd zal het leren. Onze wonderbaarlijk soepele samenwerking met ISS zorgt ervoor dat we goed voorbereid zijn op veranderingen.