L’importanza di un forte team degli approvvigionamenti durante il COVID-19 

Nel pieno della pandemia da COVID-19 in Cina, il nostro team di supply chain & procurement si è trovato ad affrontare una sfida unica: come garantire che il personale ISS in Cina – il primo paese colpito dal COVID-19 – disponesse dei dispositivi di protezione individuale (DPI) adeguati in un momento in cui I DPI erano un bene incredibilmente raro. E il problema non riguardava solo i DPI. La domanda di igienizzanti per le mani, disinfettanti per la pulizia e altri prodotti essenziali ha presto superato di gran lunga l’offerta.

“Non c’era tempo da perdere e i dispositivi scarseggiavano,” spiega la procurement manager Ana Guim. “È stato necessario uno sforzo imponente per poter garantire al nostro personale la fornitura continua. Non appena perveniva un ordine, chiunque fosse disponibile in quel momento si recava in magazzino per occuparsi dell’ordine. Abbiamo lavorato fianco a fianco con il fornitore, reimballando le consegne per soddisfare le esigenze di ogni sede. Dal momento che gli articoli scarseggiavano, dovevamo spedire la quantità esatta di prodotti necessari.” 

Tutti coinvolti

Il team di Ana lavorava 18 ore al giorno. Tutti partecipavano a riunioni online fino all’1 o le 2 di notte, valutando le esigenze e necessità, parlando con i fornitori e organizzando le consegne alle sedi ISS locali in tutto il paese. E tornavano alle 7 del mattino, per controllare lo stato di avanzamento dei lavori. 

La situazione era aggravata dal fatto che la Cina era il primo paese colpito dalla pandemia. Il nostro team aveva già sperimentato l'epidemia della SARS nel 2003 e abbiamo velocemente implementato le strutture e i processi necessari per gestire l’emergenza. Ma la pandemia da COVID-19 era di un livello che nessuno aveva mai sperimento prima e la situazione richiedeva una dose enorme di ingegnosità – ad esempio trovare prodotti chimici alternativi o nuovi fornitori per le mascherine.
 
“Era necessario un considerevole lavoro di squadra per ottenere le approvazioni appropriate – leggevamo molti manuali e linee guida durante la notte – ma eravamo congiuntamente responsabili sia verso il nostro personale che verso i nostri clienti e dovevamo agire”, afferma Ana. “Il senso di cameratismo era incredibilmente alto. Non solo nel nostro team, ma anche da parte dell’organizzazione e tra i nostri partner e clienti. Tutti eravamo coinvolti, facendo tutto quello che potevamo affinché le cose funzionassero al meglio.”

E questi sforzi sono stati ripagati. Nonostante la situazione, nessuno in ISS andava a lavorare senza l'adeguato DPI e nessun membro del personale ISS, nella Cina continentale, ha contratto il coronavirus – un dato statistico incredibile, considerate le circostanze. 

 

Condivisione delle best practice

Il lavoro svolto da ISS in Cina ha prodotto vantaggi molto più estesi. ISS è un’organizzazione globale e i nostri team dei vari paesi condividono regolarmente conoscenze, esperienze e best practice. Un modo di agire e procedere che si è intensificato non appena è apparso chiaro che il COVID-19 si stava diffondendo in tutto il globo. 

Molti sistemi e procedure sviluppate in Cina sono stati estesi ad altri paesi, man mano che il virus si diffondeva, come illustra Vincent Robyn, supply chain & procurement director dell'area Asia-Pacifico.

“Tutte le conoscenze sono state portate a livello regionale e di gruppo,” afferma. “E ciò ha fatto una considerevole differenza. Altri paesi e regioni hanno copiato il modello e approccio della nostra governance e siamo stati quindi in grado di ridurre molto più rapidamente le consegne a rischio in altri paesi. Una larga parte di merito spettava alle persone sul campo, come Ana e il suo team.”

Questo approccio globale caratterizza il modo in cui lavoriamo in ISS – sia durante l’andamento normale dell’attività che in tempi di crisi. I nostri standard elevati sono gestiti e guidati da persone che ci tengono e le nostre procedure e best practices sono condivise in modo che possiamo garantire tranquillità ai clienti in tutto il mondo.