Hoe zorgt facility management voor een betere werkomgeving?
We schetsten in de inleiding al een plaatje. Een organisatie zonder ondersteunende diensten betekent dat medewerkers alles zelf moeten regelen: van werkplek (bureau en stoel), tot IT, eten en drinken, receptie, schoonmaak. De situatie in de inleiding vind je mogelijk bij een startup waarbij iedereen in één zolderkamer aan het werk is en een supermarkt één keer per week de lunch bezorgt en bezorgmaaltijden de avonden onderbreken.
Eenmaal de startup ontgroeit ontstaat er het moment dat medewerkers zich moeten focussen op de kernactiviteiten en alles wat daar van afleidt, is potentieel een risico voor continuïteit, zichtbaarheid, compliancy en/of omzet. In een professionele werkomgeving komen verschillende medewerkers met verschillende redenen samen om op hun eigen manier productief te zijn. Hetzij in een brainstorm, hetzij in een overleg of in andere (individuele) werkvorm.
In middelgrote en grote organisaties is de werklocatie een belangrijke cultuurdrager en zorgt een gedeelde cultuur voor cohesie tussen medewerkers. De werkomgeving en de medewerkersdiensten hebben invloed op deze cultuur en dat vraagt regie. De verschillende diensten zijn ondergebracht in een facilitair bedrijf om medewerkers de focus te geven en één loket te geven voor vragen of verzoeken. De diensten worden uitgevoerd door eigen medewerkers van deze afdeling. Dat betekent dat er een afdeling in een bedrijf aanwezig is die wordt gezien als er iets niet goed gaat. De uitvoering ligt onder een vergrootglas en omdat het eigen medewerkers zijn, heeft de organisatie opleidingskosten. Ook innovatie en optimalisatie worden gezien als kostenposten. Die investeringen worden vaak uitgesteld waardoor de facilitair medewerkers minder betrokken raken en er een vicieuze cirkel ontstaat van ontevredenheid onder de gasten en facilitair medewerkers terwijl dat collega’s van elkaar zijn.
De afweging om dit facilitair bedrijf uit te besteden, is een keuze die vaak wordt ingegeven door de mate van regie die een organisatie wil hebben en houden én het belang dat wordt gehecht aan medewerkerstevredenheid. Vaak heerst het idee dat minder regie leidt tot lagere medewerkerstevredenheid. Om die reden houden veel organisaties graag regie tot op het niveau van de afzonderlijke diensten (single service). De administratieve last wordt hiermee niet minder. Doordat er wordt gewerkt met verschillende leveranciers en dus verschillende teams in de uitvoering, zijn diensten niet op elkaar afgestemd en is het risico groot dat de kwaliteit van dienstverlening juist terugloopt. En daarmee de medewerkerstevredenheid.
Hoe zorgt integrated facility management voor een betere werkomgeving?
We zijn hierboven van een (groeiend) eigen facilitair bedrijf naar gedeeltelijk of geheel uitbestede diensten gegaan. Dit alles, omdat goede kwaliteit medewerkersdiensten cruciaal zijn voor het succes van een organisatie. Alleen hangt dat succes sterk af van de uitvoering. Zonder de juiste regie kan het soms beter zijn om het zelf te doen dan uit te besteden. Dat kost misschien meer, maar het geeft het gevoel in control te zijn. Worden alle diensten ingekocht bij één leverancier, dan voelt dat mogelijk als de controle uit handen geven.
Of dat zo is, hangt volledig af de doelstellingen die opdrachtgever en leverancier met elkaar vastleggen. Als die op het niveau van outcomes (KPI’s) zijn, dan ontstaat een omgeving waarin ruimte is voor optimalisatie van de diensten, voor taakintegratie en voor voldoende regie. Alle diensten worden namelijk door één leverancier aangestuurd en uitgevoerd. Er is één contactpersoon en daarmee één aanspreekpunt en dat maakt de regie een stuk eenvoudiger dan regie houden op alle afzonderlijke diensten en contracten.
De wensen en behoeften van uw medewerkers zijn leidend in de samenwerking en integrated facility management, uitgevoerd door eigen medewerkers van de leverancier, zorgt bij de medewerkers voor bekende gezichten en vertrouwen. Het team dat de diensten uitvoert, zit zo dicht tegen de kernactiviteiten aan dat zij de dienstverlening naadloos daar op kunnen afstemmen en flexibel zijn in de uitvoering. Daarmee stijgt de waardering voor de werkomgeving én de medewerkerstevredenheid.
Hoe zorgt integrated facility management voor een betere werkomgeving?
Uit bovenstaande wordt duidelijk dat facility management heel goed voor een betere werkomgeving kan zorgen, maar dat dit heel erg afhangt van een krachtige regie van het eigen facilitair bedrijf en daar boven stevig contractbeheer bij inzet van afzonderlijke dienstverleners. Hoewel facility management vaak een gegeven is, is de uitvoering dat zeker niet altijd. Als alle diensten in één pakket bij één leverancier worden afgenomen, dan wordt regie en contractbeheer eenvoudiger. Maakt deze leverancier gebruik van eigen medewerkers dan zijn alle ingrediënten aanwezig voor een dienstverlening die leidt tot een prettige werkomgeving en een geweldige werkplekbeleving.
