Case

Zeit und Geld sparen mit Integrated Facility Services

Mit dem Wachstum eines Unternehmens wächst auch sein Immobilienportfolio, was Komplexität, steigende Kosten und, in einigen Fällen, Schwankungen in der Qualität, Sicherheit und Compliance des Facility Management mit sich bringt. Hier erfahren Sie, wie wir einem führenden multinationalen Technikunternehmen geholfen haben, durch einen radikalen Umbau seines Facility Management Kosten zu reduzieren.

Saving time and money with Integrated Facility Services

Ergebnisse

100

%

unterbrechungsfreier Betrieb

13,80

%

der Kosten fürs Facility Management bisher eingespart

7

+

Millionen Servicestunden mit einer Verletzungsrate (LTIF) von 0

4.000

+

geplante präventive Wartungsaktivitäten

330

+

Dienstleister reduziert

Der Kunde – ein global agierendes Technikunternehmen mit den Schwerpunkten Elektrifizierung, Robotik, Automation und Antriebstechnik – wendete sich mit einer Herausforderung an uns. Die Niederlassungen des Kunden in Indien umfassen Fabriken, Bürogebäude und Gästehäuser, die von über 330 Dienstleistern an 43 Standorten betreut wurden. Durch diese hohe Anzahl von Dienstleistern wurde es für das Unternehmen immer schwieriger, Assets, Kosten und Qualität im Blick zu behalten. Wie konnte ISS helfen, das Facility Management zu optimieren und zu vereinfachen?

Ein Anbieter statt viele

„Mit einer großen Anzahl von Anbietern zusammenzuarbeiten, ist für Unternehmen eine große Herausforderung“, erörtert JK, Account Director bei ISS India. „Sagen wir, ein Unternehmen hat fünf Niederlassungen. Diese beauftragen vielleicht zwei, drei oder sogar fünf verschiedene Facility-Management-Anbieter. Diese Firmen nutzen wiederum unterschiedliche Anbieter für Reinigung, Technik, Sicherheit, Catering oder Rezeptionsservices. Bei vielen Beteiligten an mehreren Standorten gibt es keine Standardisierung, da die Firmen sich nicht abstimmen oder gemeinsame Technologien nutzen, um Wissen zu teilen. So bleibt die gewaltige Aufgabe, das alles zu regeln, am Kunden hängen.“

2017 beschloss der Kunde, seine FM-Maßnahmen zu konsolidieren, um neue Exzellenzstandards zu definieren, das Risikomanagement zu verbessern und die Kosten zu reduzieren. Dazu sollte statt des bisherigen Modells mit einer Reihe von Anbietern ein einzelner Outsourcer engagiert werden, wobei der Kunde ISS India als Partner für Integrated Facility Services (IFS) wählte.

Ein reibungsloser Übergang

Bei so vielen vorhandenen Dienstleistern, mit denen eine Abstimmung erforderlich war, musste ISS die Transition sorgfältig planen.

„Als wir die Zusammenarbeit mit dem Kunden aufnahmen, vereinbarten wir zuerst klare Ziele und Servicelevel. Wir prüften, welche Risiken bestehen und wie sie minimiert werden können. Und wir erstellten einen detaillierten Plan für Übergang und Umstellung sowie einen Kommunikationsplan für das Change Management“, erklärt der Account Director.

Eine der größten Herausforderungen in der Planungsphase bestand darin, sich einen klaren Überblick über die Assets des Kunden zu verschaffen. „In einigen Fällen lagen keine Daten über die Anlagen, ihren Zustand oder die Wartungskosten vor. Aber wir konnten diese Daten beschaffen und an einem Ort bündeln, sodass der Kunde nun mit einem Klick Statusberichte erhalten kann – etwas, das zuvor nicht möglich war.“

Das Account Team hat nicht nur die physischen Assets an den verschiedenen Standorten berücksichtigt, ihren Zustand geprüft und einen entsprechenden Wartungsplan erstellt, sondern auch das Recruitment durchgeführt. „Zu unserem Transition-Plan gehörte auch, die benötigten Kompetenzen für die Einstellung und Schulung von Personal zu ermitteln. Wir mussten gewährleisten, dass die Teams aus multitaskingfähigen und effektiv arbeitenden Leuten bestehen.“

Ein funktionierender Service mit Kosteneinsparungen

Das Self-Delivery-Modell, bei dem ISS sich um alle Services einschließlich Personalbesetzung kümmert, bedeutet einen echten Mehrwert für den Kunden.

„Das Bereitstellungsmodell, das wir für den Kunden entwickelt haben, ist einfach. Wir haben eine gemeinsame Plattform geschaffen, auf der sich sämtliche Teams über Best Practices austauschen, was uns dabei hilft, die Arbeit an allen 43 Standorten zu regeln. Alle Anfragen passieren unseren zentralen Helpdesk, sodass wir immer den Gesamtüberblick behalten und die Effizienz der Services kontinuierlich verbessern können. Aber vor allem bietet dies dem Kunden die Möglichkeit, essenzielle Informationen über seine Gebäude und Einrichtungen zentral und damit deutlich effektiver abzurufen.“

Die Ergebnisse sprechen für sich. Durch die Umstellung auf einen einzigen Anbieter hat der Kunde Kosten reduziert, die Effizienz gesteigert und besitzt nun einen guten Überblick über sämtliche Assets.

Vorbereitung einer IFS-Partnerschaft

ISS optimiert Facility Management Services für Tausende Kunden, darunter viele multinationale Organisationen. Für Unternehmen, die auf eine Single-Supplier-Lösung umstellen wollen, hat JK folgende Empfehlung, um sie bei diesem Schritt zu unterstützen.

„Sie müssen Ihr Unternehmensziel und die Resultate, die Sie von dem Service erwarten, klar definieren“, erklärt er. „Außerdem sollten Sie die Risiken identifizieren, die mit der Serviceumstellung einhergehen, und darauf achten, dass Sie über die entsprechende Organisationsstruktur verfügen. Und schließlich sollten Sie so viele Daten sammeln wie möglich – über Ihre Assets, deren Zustand und aktuelle Kosten. Dies nutzen wir als Ausgangspunkt, wenn wir Ihnen helfen, einen Service zu definieren, der Ihr Unternehmen voranbringt und mit Ihnen wächst.“

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