Anliegen in Bezug auf Ihre Beschäftigungsbedingungen oder lokale Arbeitsplatzangelegenheiten - wie Konflikte mit Kolleginnen und Kollegen oder der Führungskraft, Disziplinarmaßnahmen, korrekte und rechtzeitige Zahlung von Entgelten und Zusatzleistungen - fallen nicht in den Anwendungsbereich dieser Speak Up-Richtlinie. Sie sollten in der Regel Ihrem lokalen Vorgesetzten oder dem lokalen Head of People & Culture gemeldet und vor Ort geklärt werden.
Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, Ihr Anliegen innerhalb der lokalen Berichtslinien anzusprechen oder die Angelegenheit nicht zufriedenstellend gelöst wird, nutzen Sie bitte das Speak Up-System für eine Meldung.
Untersuchungsvorgang
Ihr Anliegen, das Sie über das Online-System oder die Hotline an das Speak-Up-System melden, wird von einer externen Anwaltskanzlei geprüft, um bei der Untersuchung Interessenkonflikte auszuschließen, bevor die Meldung an den Head of Group Internal Audit (Leiter der internen Revision der ISS Group) oder an die zuständigen ISS Gremien weitergeleitet wird.
Der Head of Group Internal Audit (i) nimmt alle Meldungen auf und bestätigt sie innerhalb von sieben Tagen, (ii) prüft die Schwere und Glaubwürdigkeit des Anliegens und (iii) legt die geeigneten Maßnahmen fest. Einige Meldungen können ohne Untersuchung gelöst werden.
Der Head of Group Internal Audit kann Ihre Meldung mit dem ISS Business Integrity Committee oder dem ISS Audit & Risk Committee und allen leitenden Mitgliedern der Geschäftsführung besprechen. Der Head of Group Internal Audit kann auch externe Prüfer, Ermittler und/oder Rechtsberater zur Unterstützung bei der Untersuchung und Analyse der Ergebnisse hinzuziehen.
Falls eine Untersuchung einen Verstoß gegen die ISS Richtlinien und/oder Gesetze und andere Vorschriften ergibt, werden entsprechende Maßnahmen veranlasst. Soweit rechtlich möglich und je nach Sachverhalt wird ISS Sie nach Ihrer Meldung über die geplanten oder ergriffenen Maßnahmen sowie die entsprechende Begründung dafür informieren.
Schutz – keine Repressalien gegen Meldende
Wenn Sie ISS in gutem Glauben ein Anliegen melden, stellen wir sicher, dass Sie aufgrund einer Speak Up-Meldung nicht diskriminiert oder Repressalien gegen Sie ergriffen werden.
Nationale Gesetze, die gegebenenfalls einen besseren Schutz für Sie als Ergebnis der Speak Up-Meldung und der Untersuchung bieten, ergänzen diese Richtlinie und haben ihr gegenüber Vorrang.
Repressalien sind alle direkten oder indirekten Handlungen oder Unterlassungen, die der meldenden Person ungerechtfertigte Nachteile zufügen oder zufügen können. Wenn Sie der Ansicht sind, dass wegen der Meldung oder Teilnahme an einer Untersuchung Repressalien gegen Sie ergriffen wurden, sollten Sie dies unverzüglich dem Head of Group Internal Audit (siehe Kontaktdaten unten) oder über das Speak Up-System melden. Alle derartigen Meldungen werden ebenfalls vertraulich untersucht.
Alternative Meldemöglichkeiten: Meldung an Behörden
Wenn Sie Ihren Wohnsitz in der EU haben, können Sie Ihr Anliegen statt über ISS auch über die in Ihrem Land verfügbaren externen Behörden melden. Der externe Meldesystem wird von den lokalen Behörden in Ihrem Land verwaltet und ermöglicht eine Meldung ähnlich der internen an ISS.
In Österreich ist das Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung als externe Stelle für alle Hinweise auf Rechtsverletzungen gemäß dem HinweisgeberInnenschutzgesetz zuständig.
Wir empfehlen, dass Sie für Ihr Anliegen zunächst das interne Meldesystem von ISS verwenden.
Personenbezogene Daten
Die Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten, die über das Speak Up-System übermittelt werden, erfolgt entsprechend den geltenden Datenschutzvorschriften, darunter der EU-Datenschutzgrundverordnung und des dänischen Datenschutzgesetzes.
