Digitaal documentbeheer
Via de module voor documentbeheer biedt ‘ISS Central’ klanten toegang tot cruciale informatie zoals contractinformatie, ISO-certificaten, werkinstructies, technische fiches en veiligheidsvoorschriften. Het gebruik van kleurcodes, filters en een krachtige zoekfunctie maakt het snel en eenvoudig om relevante documenten te vinden.
“Daarmee elimineren we ook alle papieren versies van die documenten en kunnen we de documenten ‘centraal’ beheren”, legt Michael Gielen, Quality Manager bij ISS uit. En dat heeft enkele belangrijke voordelen, zeker in de industriële sector. Zo wordt op elk moment de juiste versie van een document voor de klant ter beschikking gesteld. “Wanneer een klant bijvoorbeeld aan een audit onderworpen wordt, kunnen alle nodige documenten – zoals oa. ISO-certificaten of productfiches - in enkele klikken geraadpleegd worden. Dat scheelt een hoop papierwerk, en dus tijd.” Alle documenten voldoen eveneens aan de vereisten voor de structurele audits, specifiek binnen de voedingsindustrie, zoals BRC, IFS, enz.
Reinigingsplan en werkinstructies
Per zone wordt een reinigingsplan in ‘ISS Central’ gecreëerd, dat in een overzichtelijk schema raadpleegbaar is voor de klant. In dat schema worden de producten op basis van kleurcodes die gebruikelijk zijn voor de sector opgenomen. Aan deze producten worden de toepasselijke technische fiches en veiligheidsfiches gekoppeld. Dit reinigingsplan is ook voor de ISS-ploegleiders op de vloer beschikbaar via tablet en/of smartphone. “Als een ISS-operator, ondanks alle voorzorgsmaatregelen, toch te maken krijgt met een chemische brandwonde, kunnen we heel snel de vereiste veiligheids- of technische fiches opvragen om zo de juiste bijkomende preventieve maatregelen te nemen”, vult Michael Gielen aan.
Daarnaast kunnen aan dit reinigingsplan ook werkinstructies, algemeen of specifiek per zone of toestel, gekoppeld worden.
Dagelijkse opleveringen en periodieke kwaliteitscontroles
Met ‘ISS Central’ kan ISS zowel de dagelijkse opleveringen van de werken als de periodieke kwaliteitscontroles digitaal opvolgen. Ook hier wordt papier vervangen door een digitaal systeem.
De klant kan zo de dagelijkse opleveringen in real-time volgen: welke zones zijn gereinigd en dus klaar om de productie te hervatten? De ISS-ploegleider vult, via de app, de digitale checklist in en kan meteen enkele foto’s van de gereinigde zone toevoegen. Ook als er zich een probleem voordoet bij de reiniging, of de ploegleider wenst andere prioritaire zaken te signaleren aan de klant - een technisch issue bijvoorbeeld -, kan dat snel en eenvoudig via het digitaal platform.
De module voor dagelijkse oplevering faciliteert ook de overgangsfases – einde van de productie naar de start van de reinigingswerken, en het einde van de reinigingswerken naar de heropstart van de productie. Beide partijen hebben hier een belangrijke verantwoordelijkheid, die bijvoorbeeld start bij het verzegelde veiligheidsaspect.
Daarnaast voert de District of Contract Manager van ISS periodiek gedetailleerde kwaliteitscontroles uit, die eveneens in ‘ISS Central’ gelogd worden en waar, indien nodig, corrigerende acties aan gekoppeld worden. De klant kan de status hiervan gemakkelijk opvolgen in het platform.
Efficiënte communicatie
Eindeloos e-mailverkeer en het doorzoeken van meerdere mappen of systemen om de nieuwste versie van een document te vinden, is voorbij met de introductie van ‘ISS Central’. In de communicatie-module krijgt de klant een overzicht van verschillende meldingen, en is het eenvoudig om de communicatiehistoriek te raadplegen.
De klant kan hier ook zelf een klacht melden, waarbij vervolgens corrigerende maatregelen worden genomen. Dit zorgt voor een efficiënte en transparante afhandeling van de klacht.
Modulair op maat
Elke klant krijgt een op maat gemaakte omgeving binnen ‘ISS Central’, waarbij Michael Gielen achter de schermen de juiste koppelingen en interne links aanmaakt, het platform actief beheert, en continu zoekt naar verdere integraties voor het platform.
De implementatie van ‘ISS Central’ zal geleidelijk worden uitgerold bij alle klanten van ISS Industrial Cleaning.
