ISS Polska przyjęła lokalną Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Procedura jest odpowiedzią na wejście w życie Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 928). Procedura ustanawia lokalne kanały do zgłaszania przez sygnalistów zdefiniowanych w niej naruszeń prawa.

Wytłumaczenie pojęć

Naruszeniem prawa zgodnie z Procedurą są działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Dodatkowo, zgodnie z Procedurą za naruszenie prawa rozumie się także naruszenie obowiązujących w Grupie ISS polityk i regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. pracownik;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. akcjonariusz lub wspólnik;
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant.

Procedurę stosuje się także do osób fizycznych wskazanych powyżej, w przypadku zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w ISS lub na rzecz ISS.

Dokonywanie zgłoszenia naruszenia prawa przez sygnalistów

Zgłoszenia mogą być przekazywane w wybrany przez sygnalistę sposób spośród następujących:

1. Zgłoszenie pisemne

Zgłoszenie pisemne może być dokonane w jeden z poniższych sposobów:

1.1 Przesłanie zgłoszenia na następujący adres e-mail: sygnalista@pl.issworld.com

Po przesłaniu wiadomości, sygnalista może zostać poproszony o udzielenie dodatkowych informacji, co ułatwi ISS rozpatrzenie zgłoszenia oraz umożliwi udzielenie informacji zwrotnej sygnaliście na wskazany przez niego adres do kontaktu.

Ww. skrzynka pocztowa służy także do komunikowania się z sygnalistą podczas prowadzonego postępowania wyjaśniającego, a także przekazywanie mu informacji zwrotnej po zakończonych działaniach następczych.

1.2 Zgłoszenie papierowe przesłane na adres:

ISS Facility Services sp. z o.o.

Zgłoszenia Naruszeń

Ul. Cybernetyki 10

02-677 Warszawa

Po otrzymaniu zgłoszenia papierowego, sygnalista może zostać poproszony o udzielenie dodatkowych informacji, co ułatwi ISS rozpatrzenie zgłoszenia oraz umożliwi udzielenie informacji zwrotnej sygnaliście na wskazany przez niego adres do kontaktu.

2. Zgłoszenie telefoniczne pod numerem telefonu: +48 22 125 5061

Linia telefoniczna działa w następujących dniach i godzinach: wtorki i czwartki, godziny od 12 do 14.

Rozmowa telefoniczna może za zgodą sygnalisty zostać nagrana (w sposób umożliwiający jej wyszukanie), lub utrwalona poprzez sporządzenia kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy. Sygnalista dokonuje wyboru metody utrwalenia, a w przypadku braku zgody na obie formy – zgłoszenie nie zostanie przyjęte.

W przypadku nienagrywanej linii telefonicznej, rozmowa zostanie udokumentowana w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg.

Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie. W takim przypadku do czasu podpisania, transkrypcja rozmowy lub protokół rozmowy nie będą zatwierdzone, a zatem samo zgłoszenie nie zostanie dokonane.  

3. Zgłoszenie osobiste

Sygnalista może także dokonać zgłoszenia osobiście. Umówienia spotkania synglista dokonuje poprzez jedną z form komunikacji opisaną powyżej lub poprzez umówienie się bezpośrednie w biurze ISS. Spotkanie zostanie zorganizowane w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Zgłoszenie przekazywane podczas spotkania jest dokumentowane w formie:

a. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub

b. protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg; sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

Osoba przyjmująca każde z ww. zgłoszeń ma obowiązek potwierdzenia sygnaliście jego przyjęcia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

ISS nie przyjmuje zgłoszeń złożonych anonimowo.

W przypadku gdy sygnalista chciałby otrzymać więcej informacji o Procedurze, proszony jest o kontakt z ISS w jednej z ww. form do kontaktu.