Assurer la transition d’un contrat international en période de pandémie 

Gérer la transition d’un contrat mondial majeur n’est pas chose aisée, surtout en période de pandémie. Nous avons rencontré Hilde Scholten Linde, Senior Transition Manager chez ISS aux Pays-Bas, pour savoir comment notre équipe de transition a relevé les défis et s’est adaptée aux restrictions et aux exigences réglementaires pour réussir la transition avec Nestlé pendant COVID-19.

Un partenariat solide

Au printemps 2020, soit au plus fort de la pandémie, Hilde et son équipe ont entamé le processus de transition de tous les services de facility management de Nestlé vers ISS. Ce processus a donné lieu au regroupement de 75 prestataires en un seul et au transfert des employés de Nestlé vers ISS.

En étroite collaboration avec le client, nos responsables transition ont pu établir une relation solide avec l’équipe de Nestlé et garantir un transfert en douceur.

« Tout le monde y a participé », explique Hilde. « Les responsables de tous les secteurs d’activités de notre entreprise, depuis la direction Finances à la direction People & Culture, ont travaillé ensemble pour élaborer un plan à partir de nos échanges avec Nestlé ».

En nous appuyant sur le cadre éprouvé du processus de transition d’ISS, nous avons pu faire en sorte que le lieu de travail continue de fonctionner à plein régime, de la vente à la transition vers les opérations. L’équipe s’est entretenue toutes les semaines avec Nestlé et la direction mondiale d’ISS pour partager des informations et faire le compte rendu des actions et des risques de haut niveau. Grâce à cela, tous les problèmes ont pu être résolus rapidement et efficacement, impliquant un minimum de perturbations dans leurs activités quotidiennes.

« Du début à la fin, notre collaboration avec le client s’est révélée constructive et agréable, ce qui a joué un rôle majeur dans la réussite de la transition. Nos équipes ont travaillé en partenariat avec une transparence totale et un état d’esprit fort pour réussir », explique-t-elle.

Surmonter les obstacles liés à COVID-19

L’équipe a travaillé de manière proactive pour faire face aux défis de COVID-19, en s’adaptant constamment aux changements dynamiques apportés au champ d’application pour rassembler les choses dans un délai réduit.

« Assurer cette transition pendant COVID-19 a été, sans aucun doute, un processus intéressant », affirme Hilde. « Cela nous a limité dans le sens où nous ne pouvions pas nous voir physiquement ni réaliser de visites sur site ; il a donc été très difficile de connaître les bâtiments et de proposer un plan de la même manière que ce que nous faisons habituellement ».

L’équipe a travaillé ensemble pour trouver des solutions pour gérer le processus d’intégration en ligne par exemple ou encore pour s’entendre avec les parties prenantes pour obtenir des données détaillées de chaque site. Hilde affirme que si le processus ne s’est pas déroulé sans heurts, ISS a pu aider Nestlé à préserver une certaine normalité, tout du moins virtuellement.

« C’était une phase d’apprentissage accélérée, et tout s’est fait à distance, mais cela a extrêmement bien fonctionné en fin du compte ».