Gestion numérique des documents
Grâce au module de gestion des documents, ISS permet à ses clients d'accéder à des informations cruciales telles que les informations contractuelles, les certificats ISO, les instructions de travail, les fiches techniques et les règles de sécurité. L'utilisation d'un code couleur, de filtres et d'une fonction de recherche puissante permet de trouver rapidement et facilement les documents pertinents.
"Grâce à ce système, nous éliminons également toutes les versions papier de ces documents et pouvons les gérer de manière centralisée", explique Michael Gielen, Quality Manager chez ISS. Cela présente des avantages non négligeables, en particulier dans le secteur industriel. La gestion centralisée nous permet de toujours mettre la bonne version d'un document à la disposition du client. "Par exemple, lorsqu'un client est soumis à un audit, tous les documents nécessaires - tels que les certificats ISO ou les fiches produits - peuvent être consultés en quelques clics. Cela permet d'économiser beaucoup de paperasse et donc de temps." Tous les documents sont également conformes aux audits structurels, notamment dans l'industrie alimentaire, tels que BRC, IFS, etc.
Plan de nettoyage et instructions
Pour chaque zone, un plan de nettoyage est créé dans ISS Central, qui peut être consulté par le client selon un calendrier précis. Dans ce plan, les produits basés sur les codes de couleur communs à l'industrie sont répertoriés. Les fiches techniques et les fiches de données de sécurité applicables sont liées à ces produits. Ce calendrier de nettoyage est également accessible aux chefs d'équipe d’ISS sur le terrain via une tablette et/ou un smartphone.
"Si, malgré toutes les mesures de précaution, un opérateur ISS est confronté à une brûlure chimique, nous pouvons très rapidement consulter les fiches de sécurité ou les fiches techniques nécessaires pour prendre les mesures préventives supplémentaires qui s'imposent", ajoute Michael Gielen.
En outre, les instructions de travail, générales ou spécifiques à une zone ou à un appareil, peuvent être liées à ce plan de nettoyage.
Remises quotidiennes et contrôles de qualité périodiques
'ISS Central' permet à ISS de contrôler numériquement la livraison quotidienne des travaux et les contrôles de qualité périodiques. Ici aussi, le papier est remplacé par un support numérique. Le client peut suivre en temps réel l'achèvement des tâches quotidiennes : quelles zones ont été nettoyées et sont donc prêtes à reprendre la production ? Le chef d'équipe d'ISS remplit la liste de contrôle numérique via une application et peut immédiatement ajouter des photos de la zone nettoyée. Même si un problème survient pendant le nettoyage, ou si le chef d'équipe souhaite signaler d'autres questions prioritaires au client - un problème technique, par exemple - cela peut facilement être fait via la plateforme numérique.
Le module de livraison quotidienne facilite également les phases de transition - fin de la production pour commencer les travaux de nettoyage, et fin des travaux de nettoyage pour redémarrer la production. Les deux parties assument une responsabilité importante, qui commence par l'aspect de la sécurité étanche, par exemple.
En outre, le District Manager ou le Contract Manager d'ISS effectue périodiquement des contrôles de qualité détaillés, qui sont également enregistrés dans ISS Central et auxquels sont associées, le cas échéant, des actions correctives. Le client peut facilement suivre l'état d'avancement de ces actions sur la plateforme.
Une communication efficace
Avec ISS Central, le trafic interminable des e-mails et les dossiers Teams dans lesquels les informations sont obsolètes appartiennent au passé. Dans le module de communication, le client obtient un aperçu des différentes notifications et peut facilement consulter l'historique des communications. Le client peut également introduire lui-même une plainte via le module. Les actions correctives sont alors liées et le traitement est efficace et transparent.
Flexibilité et personnalisation
Chaque client bénéficie d'un environnement sur mesure au sein d'ISS Central, Michael Gielen créant en coulisses les bons liens et les liens internes, gérant activement la plateforme et recherchant en permanence de nouvelles intégrations pour la plateforme.
La mise en œuvre d'ISS Central sera progressivement étendue à tous les clients d'ISS Industrial Cleaning.
