Diseñando espacios de trabajo que inspiran

El Facility Management está en constante evolución debido a las nuevas tecnologías que están entrando en escena, cambiando los panoramas empresariales y haciendo que surjan nuevas expectativas con respecto a los espacios de trabajo.

Como Responsable de Business Engagement y Platformas en ISS, Damien Coburn ha sido testigo de los cambios experimentados en las expectativas de innovación de los clientes, a menudo centrados en la gestión transparente de costes, la identificación y consecución de objetivos de portfolio y de sostenibilidad operativa, la optimización de entornos laborales complejos y la creación de experiencias atractivas.

Además, con los nuevos desarrollos en inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático, Damien explica que los clientes buscan cada vez más dirección por parte de sus partners de facility management para impulsar sus agendas, aprovechando los datos para informar estrategias y “llevar las operaciones a resultados más predecibles y anticipados”.

Ya sea que estos datos se utilicen para ayudar a mejorar los niveles de productividad en el lugar de trabajo o para respaldar objetivos de sostenibilidad, Damien explica que aprovechar los datos de manera efectiva “permite resolver problemas de raíz, mientras se identifican y proponen nuevas oportunidades”.

Aquí es donde ISS puede desempeñar un papel crucial, recopilando información para los clientes, dentro del ecosistema tecnológico de ISS, que puede ser utilizada “para conectar los puntos en toda la operación, identificando efectos causales y prediciendo el rendimiento futuro. Esta es la información y datos sobre las que luego podemos actuar”.

Enfoques para la innovación

 En términos generales, la innovación puede definirse como nuevas ideas, métodos o productos que pueden utilizarse para progresar. Sin embargo, el Dr. Phil Meinert, Head of CIDO Office and Digital Innovation de ISS, enfatiza que cuando hablamos de innovación en la gestión de instalaciones “no solo se trata de tecnología; sino también del vínculo entre las personas y la tecnología”.

Al desglosar los tipos de innovación en categorías, señala una diferencia crucial entre la innovación ‘incremental’ y la ‘transformacional’, describiendo la primera como “mejoras continuas dentro de las formas existentes de trabajar”, y la segunda como “algo que surge desde el centro, con una idea visionaria que se prueba en un entorno controlado antes de ser introducida a la empresa en general”.

Cualquiera que sea la forma particular que adopte la innovación, Damien defiende que recopilar datos de calidad es un punto de partida efectivo. “Necesitamos quitarle las conjeturas a la estrategia de nuestros clientes recopilando datos en su nombre, combinándolos y creando un escenario que antes parecía imposible”, dice.

El uso de datos ha permitido a ISS identificar y resolver problemas, especialmente en temas relacionados con la eficiencia energética en edificios de clientes, reduciendo gastos, mejorando el bienestar de los empleados y avanzando hacia la consecución de objetivos de sostenibilidad. “La utilización del espacio y la prestación de servicios basada en el conocimiento o predicción de la ocupación del edificio es un factor clave para abordar las preocupaciones ambientales, sociales y de gobernanza (ESG)”, señala Phil. “Y ahí es donde los datos juegan un papel fundamental”.

Pero los datos van más allá de eso, según Damien, quien explica que la empresa está apoyando a los clientes mediante la provisión del reporte de emisiones de huella de carbono de alcance 3.1 de ISS—emisiones producidas indirectamente por empresas responsables a lo largo de la cadena de valor.

“¿Cuál es el coste de nuestra cadena de suministro para el cliente, y cómo podemos ayudarlos a alcanzar sus metas de sostenibilidad y cumplir con sus obligaciones regulatorias? Cuando miramos la sostenibilidad, primero analizamos nuestras propias metas de descarbonización y luego las de los clientes”, afirma. 

Usar datos para identificar y solucionar problemas

Damien, quien ha trabajado en ISS durante más de una década, explica que las herramientas y habilidades disponibles para resolver algunos de estos desafíos han cambiado drásticamente en los últimos años. “Lo que los datos nos ofrecen ahora es la capacidad de entender los flujos causales y los efectos de un área de servicio sobre otra”, menciona, destacando áreas como limpieza, o la gestión de espacios de oficina.

Por ejemplo, los niveles de ocupación de los edificios tal vez no eran una prioridad antes de la pandemia, pero después de la Covid-19 y el cambio hacia el trabajo híbrido, “entender el uso del edificio en términos digitales influye en cuánto tiempo dedicamos a actividades operativas como limpieza y mantenimiento”.

“Esto optimiza la gestión de residuos y mejora las operaciones del edificio y el consumo energético a niveles óptimos”, añade Damien. La capacidad de recopilar estos datos a nivel global ayuda a mejorar la transparencia y a crear una “fuente única de verdad” en el portfolio de clientes, lo que permite a ISS trabajar con ellos para generar referencias, identificar anomalías y abrir discusiones altamente productivas en reuniones colaborativas. 

"Existen muchos casos positivos para la aplicación de la IA"

El uso de la inteligencia artificial (IA) es un habilitador clave en cualquier estrategia de innovación, no solo para los clientes sino para todo el sector de facility management, con un enorme potencial para gestionar mejoras laborales con el máximo conocimiento y eficiencia.

“ISS revisa continuamente cómo la IA puede apoyar la manera en que llevamos a cabo nuestro negocio”, afirma Damien. “Estamos explorando el uso potencial de la IA en cada parte de nuestra prestación de servicios, revisando nuestros procedimientos operativos y mapeando las actividades diarias de nuestros equipos. Estamos muy interesados en las oportunidades de productividad, eficiencia y automatización que la IA puede ofrecer, desde experiencias mejoradas para la incorporación de nuevos talentos hasta resultados más efectivos en cada prestación de servicios”.

“Estamos pidiendo a los responsables de cada área que se pregunten: ‘¿Cómo podría la IA mejorar mi propuesta?’”. Además, la IA está transformando la accesibilidad y la alfabetización de datos, asegurando que la interpretación de los datos sea clara y útil a todos los niveles de la organización.

Mejoras continuas

Crear una cultura de innovación constante y colaborar tanto internamente como con las empresas de gestión de instalaciones es clave para lograr estas mejoras. “Cuando los clientes pasan de una relación de cadena de suministro con su proveedor a una colaboración basada en la innovación, se alcanzan nuevos niveles de éxito, ya sea resolviendo problemas o perfeccionando la prestación de servicios”, explica Damien. “La innovación continua brinda a los clientes la tranquilidad de que los estamos cuidando hoy y en el futuro”.

Pero las mejoras sustanciales no son posibles sin la colaboración organizacional y una cultura de apertura, agrega Phil. “Permite que las personas se abran, compartan ideas y reconozcan las suyas; de lo contrario, ¿cómo puedes mejorar continuamente como empresa?”

Damien está de acuerdo: “Si les das voz a las personas, es increíble las ideas que surgen. Es algo que hacemos con nuestros equipos, y ellos lo hacen de forma voluntaria por nosotros. Es un verdadero beneficio tener una fuerza laboral diversa y altamente calificada: solo necesitas detenerte y escuchar”.