Hasta hace relativamente poco, las oficinas eran los espacios de trabajo por excelencia. Sin embargo, en los últimos años y debido a la irrupción del trabajo en remoto, han surgido nuevas alternativas, tales como los hogares, cafeterías, coworking o salas reservables en otras instalaciones.
En su redefinición han intervenido diversos factores desde sus orígenes. Hablamos de los cambios culturales, los avances tecnológicos y las necesidades cambiantes de empresas y personas.
Transición hacia la digitalización
El lápiz y papel, la máquina de escribir o el fax como herramientas de trabajo pueden quedar muy lejos en nuestra memoria, especialmente para las últimas generaciones en incorporarse al mundo laboral. Y, con la transición hacia la digitalización y la aparición de los ordenadores portátiles, la red wifi, las plataformas colaborativas o sistemas de firma electrónica, se está acabando con la oficina tradicional.
En este sentido, el uso de la tecnología y el, cada vez mayor, almacenamiento en la nube se ha traducido en una menor necesidad de zonas para almacenamiento, favoreciendo espacios más abiertos, amplios y con menos ruido visual. Asimismo, la conexión de los espacios con distintas soluciones digitales y la existencia de personas trabajando en remoto, ha hecho necesario apostar por sistemas de reserva de puestos o plazas de aparcamiento, salas de videoconferencias, lugares con equipamientos preparados para la retransmisión en streaming o incluso la interconexión con otras oficinas a través de pantallas.
Factores psicosociales y culturales
Por otro lado, es indudable que la Covid-19 puso la salud de las personas en el centro y aceleró ciertos aspectos que se venían dando en años anteriores; aspectos como la conciliación, el confort y el bienestar de las personas.
Y es que la demanda de una mayor flexibilidad y la irrupción del teletrabajo, han hecho que las personas valoren aún más ciertos elementos ofrecidos por las compañías en los espacios físicos; aquellos relacionados con la salud, como son la ergonomía y la limpieza; y aquellos que impactan en el vínculo entre compañías y plantilla, como son las experiencias ofrecidas.
De esta manera, hoy en día el personal de oficina también se ha convertido en un ‘cliente interno’ de las compañías, con expectativas y demandas que esperan que sus empresas cubran cuando acuden a sus instalaciones.
Nuevas formas de trabajo y nuevo concepto de oficinas
La forma en la que trabajamos se ha visto también revolucionada por la tecnología al optimizar procesos, recursos y tiempo. Se han generado nuevas formas de relacionarse, de trabajar, nuevas necesidades y tareas a desempeñar en los lugares de trabajo. Esto implica que las oficinas también se han de adaptar a la nueva realidad.
Distintos perfiles, con distintas necesidades y preferencias, conviven en un mismo espacio realizando tareas en ocasiones dispares y, en otras, trabajando en equipo para aprovechar sinergias. ¿El resultado? Las compañías comienzan a optar por redefinir las oficinas para ofrecer diferentes zonas: de trabajo colaborativo que impulsen la innovación, de concentración, de socialización, para tener reuniones individuales de manera online, de encuentro informal, para eventos…
La oficina, por tanto, ha adquirido un carácter multidisciplinar. Su rol está cambiando, utilizándose, además de para trabajar, como incubadora de ideas, como showroom de productos o soluciones, como impulsora de la cultura corporativa y/o como lugar donde vivir experiencias diferenciales.
Es indudable que, todo ello, requiere de una planificación y un enfoque estratégico a la hora de abordar nuevas construcciones y reformas; así como proporcionar servicios y recursos atractivos. Y es que, ante este nuevo panorama, las personas exigen una experiencia diferencial al acudir a las oficinas. Al tiempo que estas se convierten en lugares que impulsan la creatividad y eficiencia, las relaciones y el sentimiento de pertenencia, y, en definitiva, la motivación y el bienestar de las personas.