En la actualidad, ¿cuáles crees que son las tendencias más destacadas en el diseño y la configuración de espacios de trabajo?
Cada vez más empresas están poniendo la atención en las necesidades y preferencias de los empleados al diseñar sus espacios de trabajo, con especial foco en la flexibilidad y versatilidad, con el objetivo de crear espacios que supongan un punto de atracción.
Los roles de las oficinas han evolucionado hacia un instrumento para añadir valor en la experiencia del empleado. Ya no se trata solo de dotar a las personas de herramientas para que puedan llevar a cabo sus tareas, sino que tratamos de ir un paso más allá en cuanto a cuestiones ambientales, ergonómicas, de conexión social, etc.
Actualmente, otro de los puntos clave es la incorporación de tecnología para mejorar la eficiencia, con sistemas de gestión de espacios y herramientas de colaboración digital.
Asimismo, la apuesta por la sostenibilidad, tan prioritaria para cada vez más compañías, se está trasladando al diseño de oficinas, para convertirlas en lugares de trabajo más respetuosos con el medioambiente y con las personas. No se trata solo de ser sostenible, sino también de invitar a la reflexión a los empleados a través de diferentes acciones e iniciativas.
Empezando por la flexibilidad, ¿en qué se traduce esa adaptabilidad de los espacios de trabajo?
Cuando hablamos de flexibilidad en los entornos de trabajo hacemos referencia a varias consideraciones. Por un lado, un modelo de ocupación flexible es aquel que se adapta y permite ciertas variaciones de plantilla al utilizar un sistema de puestos compartidos que no implica un puesto asignado para cada trabajador.
Por otro, cuando hablamos de espacios flexibles nos referimos a entornos físicos cuyo diseño permite albergar diferentes usos. Por ejemplo, espacios de comedor que permiten realizar reuniones informales, salas polivalentes fácilmente configurables para dar cabida a diferentes formatos de reuniones o formaciones, etc. Debemos tener en cuenta que estos espacios polivalentes resultan muy beneficiosos para las compañías, pero necesitan de personal de mantenimiento que configure estos espacios según las necesidades de cada momento.
Y, ¿cómo se puede fomentar la colaboración y la creatividad entre los empleados?
El diseño de espacios versátiles va en línea con el impulso de la colaboración y la creatividad. Al final, se trata de ofrecer lugares y momentos que favorezcan la interacción y el intercambio de ideas y experiencias. También es positivo realizar eventos o actividades presenciales que fomenten el trabajo en equipo y la innovación.
Además, como decía, la tecnología juega un papel cada vez más importante; esto implica la necesidad de estar conectados desde cualquier lugar. Cualquier espacio de trabajo debe contar con herramientas tecnológicas que faciliten esa conectividad: herramientas de colaboración en línea, sistemas de videoconferencia, pantallas interconectadas…
Teniendo en cuenta ese nuevo rol de las oficinas, más centrado en la colaboración y socialización, ¿hay lugar para la privacidad y la concentración?
Es cierto que es cada vez más habitual que las compañías apuesten por áreas abiertas, y esa mayor colaboración, ya sea in situ o de manera híbrida, hace necesario definir una estrategia de Workplace que permita entender y responder tanto a las necesidades de colaboración como de concentración.
Es importante entender los diferentes perfiles de usuarios y sus necesidades. Si bien normalmente un considerable porcentaje cree que se concentra mejor cuando trabaja en remoto desde su domicilio, encontramos un importante número de personas que necesita que su organización le dote de un espacio corporativo en el que poder concentrarse.
Además, se deben definir unos mínimos acuerdos de convivencia para los puestos de trabajo en espacios abiertos de manera que, si se opta por permitir reuniones y videoconferencias en estos espacios, se designen otros puntos en los que disponer de mayor privacidad y capacidad de concentración. Por el contrario, si se opta por un espacio de trabajo abierto donde prime el silencio y la concentración, se deberá dotar al mismo de cabinas y salas de reuniones cercanas donde desplazarse ágilmente para llevar a cabo tareas más ruidosas.
En este punto, también es importante cuidar el aspecto acústico, con la incorporación de medios que puedan ayudar a reducir el ruido no deseado, como paneles y elementos decorativos fonoabsorbentes, y la colocación de barreras fónicas y mamparas dobles.
Por otro lado, ¿cuáles son los principales beneficios de adoptar un enfoque más centrado en el bienestar y la salud en el diseño de espacios de trabajo?
Ofrecer un entorno de trabajo que promueva el bienestar tiene un impacto positivo en las personas que hacen uso del mismo, y puede ayudar a mejorar no solo su estado físico y mental, sino también la vinculación con la empresa. Esto se traduce en una mayor satisfacción laboral, en un aumento de la productividad y de la motivación, y en un mayor compromiso con la empresa y sus objetivos.
Integrar elementos como áreas verdes, espacios dedicados al descanso, salas de lactancia, y el diseño de una experiencia de workplace personalizada, que incluya la puesta en marcha de pequeñas iniciativas que cuiden del día a día de los trabajadores, ayudan a ese bienestar. A mayores ratios de satisfacción y orgullo de pertenencia, menores ratios de absentismo y rotación.
Y de la misma manera, también es una gran herramienta de atracción y retención de talento de alta calidad, brindando una ventaja competitiva en el mercado laboral.
Decías que uno de los puntos con una cada vez mayor prioridad es la sostenibilidad, ¿cómo se puede lograr un espacio de trabajo sostenible?
Cada vez es más común que desde las compañías tengamos en cuenta la creciente conciencia sobre la importancia de la sostenibilidad. Por ello, está creciendo la apuesta por espacios de trabajo más sostenibles y respetuosos con el medioambiente, adoptando estrategias de diseño verde en la construcción y renovación de edificios, como el uso de materiales reciclados y de bajo impacto ambiental, o la integración de tecnologías que aumenten la eficiencia energética.
Además, en la medida de lo posible, intentamos sacarle mayor partido a la luz natural y utilizar soluciones que regulen el consumo de energía en función de su disponibilidad o la ocupación del espacio.
Desde el punto de vista social, donde la diversidad e inclusión forma parte de las políticas de recursos humanos de las empresas, es necesario poner especial atención en aspectos como la accesibilidad y la seguridad; conocer bien a la plantilla ya sea a través de estudios adhoc o teniendo en cuenta las experiencias pasadas, para adaptar los espacios a la realidad de la organización.
Por último, ¿cuáles son los desafíos más comunes que enfrentan las empresas al implementar cambios en el diseño de sus espacios de trabajo? Y, ¿qué consejos les darías a las empresas que buscan mejorar sus oficinas?
Los desafíos más comunes están relacionados con definir un modelo que responda a los objetivos de cada compañía, el presupuesto y la gestión del cambio.
Respecto a los empleados, nos podemos encontrar con algún tipo de resistencia frente a los cambios que se quieren implementar, por lo que es necesario tomar en consideración sus opiniones, para tomar decisiones basadas en evidencias y que formen parte del cambio desde las fases iniciales del mismo.
Desde mi punto de vista, lo más importante es escuchar activamente a las personas que utilizarán los espacios, y poner su bienestar en el centro. ¿Qué espera la plantilla de su lugar de trabajo? ¿Cómo ayudarles a hacer su trabajo de una manera más eficiente y cómoda? No hay una fórmula mágica ni una solución para todo el mundo, sino que hay que estudiar cada caso.
Si tuviera que dar un consejo a cualquier compañía que busque mejorar su oficina, le recomendaría que se apoyara en un equipo especializado y que dedicase una parte del presupuesto y del proceso a realizar una buena toma de datos y análisis (fase de consultoría) que permita definir el modelo de oficina y el diseño que mejor se adapte a la forma de trabajar de la compañía, involucrando a las personas durante el mismo (gestión del cambio).