El modelo de trabajo híbrido adoptado por grandes empresas del panorama nacional, en el que el teletrabajo está cada vez más presente, tiene un impacto no solo en la gestión de personas, sino también en los espacios físicos. Así lo reflejan diversos estudios sobre la materia como el realizado por el Instituto de Innovación Social de Esade, en colaboración con ISS, ‘Espacios de trabajo híbrido: liderazgo y gestión de equipos’.
Nuevas necesidades que cubrir
Que hay tareas que se pueden realizar tanto en remoto como desde la oficina es ya incuestionable. Sin embargo, se han detectado una serie de aspectos a reforzar y necesidades a cubrir para los que los espacios físicos resultan fundamentales, especialmente los relacionados con el trabajo en equipo y la cultura empresarial. ¿El objetivo? Evitar el aislamiento y no perder la conexión entre personas y empresa.
Por ello, la adopción del trabajo híbrido implica un cambio en las oficinas – un espacio alineado con las nuevas necesidades de las personas - de manera que se les dote de herramientas que permitan una mayor flexibilidad y eficiencia, así como impulsar no solo la productividad e innovación, sino también las relaciones sociales tan importantes a mantener en esa realidad más ‘líquida’.
Redefiniendo el espacio físico
A la hora de repensar las oficinas se ha de tener en cuenta la visión y los objetivos de cada organización, así como contar con la opinión y experiencia de los usuarios. Es decir, conocer las necesidades específicas de la compañía y sus distintas áreas y hacerlas parte del proyecto arquitectónico.
Asimismo, se podría pensar que la asignación de cada lugar a cada tarea o situación será clave. Primando para el modo remoto las tareas que requieren una mayor autonomía o concentración y para el presencial aquellas más relacionales o de trabajo colaborativo.
Sin embargo, las oficinas no serán exclusivamente para dicha colaboración, pues también se han de mantener zonas privadas para la concentración -aunque no tantas como antes-, teniendo en cuenta que la necesidad de este tipo de zonas dependerá de los perfiles de los usuarios y sus necesidades personales. Por tanto, será interesante optar por espacios en vecindario multifuncionales, flexibles y más adaptables a las necesidades de cada momento.
Hablamos de prescindir del clásico despacho individual para incorporar estaciones de trabajo individuales no asignadas (free seating), nuevas salas de reuniones de diverso tamaño -incluyendo cabinas individuales-, salas para la colaboración y cocreación y zonas amplias más informales de relación y de descanso que favorezcan las conversaciones más espontáneas.
Ofreciendo, de esta manera, una combinación de áreas de trabajo individual con espacios de conexión y colaboración. Sin olvidar, por supuesto, la importancia de dotar a las instalaciones de herramientas tecnológicas que ayudan a integrar a las personas en remoto y fomenten la simultaneidad de los dos formatos.
Por tanto, las compañías han de facilitar a sus empleados y empleadas entornos que cultiven las relaciones y contribuyan a crear equipos sólidos, impulsen la creatividad y la innovación y transmitan y preserven la identidad corporativa. Para ello, se ha de repensar el uso de la oficina, y adaptar su diseño en concordancia. Solo así se podrá ofrecer una experiencia en las oficinas centrada realmente en las personas, fortalecer su vínculo y aprovechar al máximo las ventajas que ofrece este modelo híbrido de trabajo.