Sendo composta por 3 etapas distintas a transição dimensiona-se às necessidades do contrato ao nível da equipa e dos tempos disponíveis. Numa primeira fase, a da mobilização onde se aborda a parte técnica do contrato e onde se constrói a estrutura de comunicação, planificam-se as atividades, efetuam-se as auditorias técnicas e definem-se as equipas operacionais e de suporte. Segue-se a fase da implementação das soluções encontradas e por fim, após o arranque, inicia-se a fase da transformação onde se revê as atividades planeadas e implementadas e onde se identificam os pontos de melhoria no contrato e nos processos.
Assim, e analisando os vários modelos de negócio da ISS, a transição insere-se de forma inequívoca no IFS, Integrated Facility Services ou, integração de serviços. Quanto mais transformacional for o contrato mais relevante se torna a transição. E por esse facto, os contratos de integração de serviços nos quais existe mais complexidade, a transição torna-se fundamental.
A integração de serviços de FM destaca-se por ser um modelo de gestão que permite tornar as equipas operacionais mais eficientes. O foco na excelência e na eficiência é a base dos processos que permitem às equipas atingirem diariamente os seus objetivos desafiantes.
Este modelo de gestão surge não só na evolução dos diversos modelos existentes, mas principalmente na perspetiva da eficiência com encontro de sinergias operacionais. Não podemos esquecer que o Facility Management surgiu da necessidade das empresas definirem um conjunto de regras e métricas que lhes permitisse gerir os seus serviços de suporte necessários às operações core da sua organização.
Na sedimentação de conhecimento e experiência e na consolidação de soluções mais ajustadas, a integração de serviços é sem dúvida o caminho da quarta geração do FM.
Para poder dar uma resposta ajustada a este tipo de contratos a transição é composta por uma equipa multidisciplinar, robusta e especializada nos serviços que compõem a proposta de valor, capaz de responder à diversidade de temas que compõem os serviços integrados.
Da limpeza à manutenção técnica, da vigilância ao controlo de acessos do catering a muitos outros que se vão diferenciando mediante as especificidades das organizações, arrancar com este tipo de contratos é sem dúvida bastante avassalador.
Baseada em metodologias de gestão de projetos, a transição permite estruturar, esquematizar e apoiar a equipa de operações de forma mais assertiva e objetiva. Munida de diversas ferramentas tais como trackers de recrutamento, planos de comunicação e/ou plataformas informáticas de gestão de dados, os contratos de integração de serviços assentam essencialmente na escolha de uma equipa diferenciada. Pessoas mais ágeis e com maior capacidade de mudança são sem dúvida a chave para o sucesso desta operação.
Sendo a etapa de mobilização a de maior relevância no processo da transição, para os contratos de integração de serviços, o apoio às auditorias técnicas é fundamental para o desenho da estratégia do contrato. É nesta fase que se torna consensual o modelo de futuro, onde se desenham os métodos e as soluções tecnológicas mais eficazes, em conjunto com a abordagem aos riscos (previstos e não previstos). Estas são sem dúvida as atividades chave para que este processo seja bem-sucedido.
Das várias ferramentas que a transição dispõe, a de gestão de dados, é claramente a mais usada e a mais importante para os projetos de serviços integrados. A diversidade do tipo de dados que se recebe dos clientes, muitas vezes a falta destes e consequentemente a necessidade de os contruir do zero, leva a que a equipa da transição seja fundamental para a criação da base do trabalho das operações. Estruturar os dados, interpretá-los e desenhar a estratégia de abordagem ao contrato são três momentos basilares da transição.
Todo o processo de negociação com o cliente no encontro do melhor modelo de gestão dos diversos serviços e as discussões e esclarecimentos dos detalhes de cada um deles, levam muitas vezes a um desgaste na relação do cliente com as operações.
Aqui a transição torna-se um elemento fundamental, pois ao assumir provisoriamente as rédeas do contrato, e pelo fato de se afastar na fase de transformação, permite não só às operações arrancarem com o contrato sem transportarem o desgaste da fase de mobilização, mas também permite que a relação com o cliente se mantenha sempre saudável.
A transição torna-se assim uma fase importante nos contratos de integração de serviços onde todo o suporte às operações permite que estas não só conheçam o serviço de forma mais detalhada, mas também para que se possam concentrar na entrega do serviço na sua plenitude.
