Overgang til en global kontrakt under en global pandemi 

Å håndtere overgangen til en større global kontrakt er ingen enkel prestasjon – spesielt ikke under en global pandemi. Vi tok en snakk med Hilde Scholten Linde, Senior Transition Manager i ISS i Nederland, for å finne ut hvordan overgangsteamet vårt taklet utfordringer, begrensninger og regulatoriske krav for en vellykket overgang for Nestlé under Covid-19.

Et godt samarbeid

Våren 2020, på høyden av pandemien, startet Hilde og teamet hennes prosessen med å overføre alle Nestlés Facility Management-tjenester til ISS. Denne prosessen innebar å gå over fra 75 leverandører til én og flytte Nestlé-ansatte til ISS.

I tett samarbeid med kunden kunne de ansvarlige for overgangen skape gode rapporter sammen med Nestlé-teamet for å sikre en problemfri overgang.

«Alle var involvert», sier Hilde. Prosjektmedlemmer fra alle delene av virksomheten vår, fra økonomi til People & Culture, jobbet sammen for å lage en plan basert på diskusjonene våre med Nestlé.

Ved hjelp av ISS' dokumenterte Transition Process Framework klarte vi å holde hele arbeidsplassen i gang – fra salg til overgang til drift. Teamet hadde ukentlige samtaler med Nestlé og ISS' global ledelse for å dele informasjon og rapportere om tiltak og risikoer på høyt nivå. Dette betød at eventuelle problemer kunne løses raskt og effektivt med minst mulig forstyrrelse for den daglige driften.

«Vi hadde et konstruktivt og hyggelig samarbeid med kunden gjennom hele prosjektet, og det var en avgjørende suksessfaktor for overgangen. Teamene våre jobbet med full åpenhet og en felles tankegang for å lykkes», sier hun.

Å overvinne utfordringene ved Covid-19

Teamet jobbet proaktivt for å takle utfordringene med Covid-19, og tilpasset seg hele tiden dynamiske endringer for å komme i mål på ganske kort tid.

«Et slikt overgangsprosjekt midt under pandemien har vært en veldig interessant prosess», sier Hilde. «Det begrenset oss i den forstand at vi ikke var i stand til å møte hverandre ansikt til ansikt eller utføre besøk på stedet, så det var veldig vanskelig å bli kjent med bygningene og legge en plan som vi normalt ville gjort.»

Teamet jobbet sammen for å finne løsninger som å flytte introduksjonsprosessen til nettet, og tilpasse seg interessenter for å få detaljert informasjon om hvert anlegg. Hilde forteller at prosessen ikke gikk helt knirkefritt, men ISS var likevel i stand til å hjelpe Nestlé å opprettholde normal drift.

«Det var en bratt læringskurve, og alt ble gjort på avstand, men det fungerte ekstremt bra til slutt.»