Styrken av et sterkt forsyningskjede-team under Covid-19 

På høyden av Covid 19-pandemien i Kina, sto forsyningskjeden og innkjøpsteamet vårt overfor helt nye utfordringer: Vi måtte sikre at enhver ISS-medarbeider i Kina, som var det første landet som ble utsatt for Covid-19, hadde tilstrekkelig med verneutstyr i en tid hvor slikt utstyr var vanskelig å oppdrive. Og det var ikke bare verneutstyr som var utfordringen. Etterspørselen oversteg snart behovet for håndsprit, desinfeksjonsmidler og andre viktige varer.

«Det var verken tid eller utstyr til overs», forklarer Procurement Manager, Ana Guim. «Det krevde enorm innsats for å forsyne medarbeiderne våre med utstyr. Når en bestilling kom inn, måtte den første personen som var tilgjengelig gå på lageret for å klargjøre leveransen. Vi jobbet side om side med leverandøren, og pakket forsendelsen på nytt for å møte behovene på de forskjellige stedene. På grunn av varemangelen, måtte vi sende den nøyaktige mengden varer som var nødvendig.» 

Resultatet ble at

Anas team måtte jobbe 18 timer hver dag. Det var nettmøter til kl. 01.00 og 02.00 om natten for å vurdere behov, snakke med leverandører og fikse leveranser til lokale ISS-anlegg over hele landet. Og medarbeiderne var tilbake på kontoret klokken 07.00 om morgenen for å sjekke fremgangen. 

Situasjonen var ekstra vanskelig ettersom Kina var det første landet som ble rammet av pandemien. Teamet vårt hadde erfaring fra SARS-epidemien i 2003, og vi implementerte raskt nødvendige strukturer og prosesser for å håndtere nødsituasjonen. Men Covid 19-pandemien var større enn det vi hadde opplevd før, og situasjonen krevde enorm oppfinnsomhet, som blant annet å finne alternative kjemikalier for rengjøring eller nye leverandører av ansiktsmasker.
 
«Det var en stor oppgave å sørge for de nødvendige godkjenningene – vi leste mange håndbøker og retningslinjer om natten, men vi hadde et felles ansvar overfor både medarbeidere og kunder, og vi måtte bare levere», sier Ana. «Det oppsto en utrolig følelse av kameratskap. Ikke bare internt i teamet vårt, men også i resten av organisasjonen og hos samarbeidspartnere og kunder. Alle sto vi sammen og gjorde det som trengtes for å få det til å fungere.»

Innsatsen ga resultater. Omstendighetene til tross; ingen ISS-medarbeider gikk på jobb uten tilstrekkelig verneutstyr, og ingen medarbeider i Kina ble smittet av Covid-19 viruset – en helt utrolig statistikk med tanke på omstendighetene. 

 

Deler beste praksis

Arbeidet som ISS i Kina gjorde, har fått store ringvirkninger. ISS er en global organisasjon, og de ulike landene deler regelmessig med seg av erfaringer og beste praksis. Dette ble trappet opp så snart det ble tydelig at Covid-19 spredte seg over hele kloden. 

Mange av systemene og prosedyrene utviklet i Kina, ble rullet ut til andre land etter hvert som viruset spredte seg, forklarer Vincent Robyn, Asia Pacific Supply Chain & Procurement Director.

«Alt vi lærte oss ble brakt opp på regionalt og gruppe-nivå», forklarer han. «Det utgjorde en enorm forskjell. Andre land og regioner kopierte styringsmodell og tilnærminger, og vi var i stand til å minske riskene i de andre landene. Mye av æren for dette må gå til folket på gulvet, som Ana og teamet hennes.»

Denne globale fremgangsmåten kjennetegner den måten vi jobber på i ISS, både under normale omstendigheter og i krisetider. Våre høye standarder drives frem av folk som bryr seg, og prosedyrer og beste praksis deles, slik at vi kan gi trygghet til kunder over hele verden.