Zorgen over uw arbeidsvoorwaarden of kwesties op de lokale werkplek, zoals conflicten met collega's en managers, disciplinaire sancties, een correcte en tijdige betaling van salarissen en uitkeringen vallen buiten het toepassingsgebied van het Speak Up-beleid. Deze meldt u normaal gesproken aan uw leidinggevende of de People & Culture Business Partner. Deze zorgen of kwesties worden lokaal opgelost.
Voelt u zich niet op uw gemak om uw zorgen binnen de lokale rapportagelijnen te melden? Wordt de kwestie niet naar tevredenheid opgelost? Gebruik dan het Speak Up-systeem om uw zorgen te melden.
Onderzoeksproces
Uw melding via het online of via bemande Speak Up-systeem wordt door een extern advocatenkantoor beoordeeld om het proces tegen belangenconflicten te beschermen, voordat de melding naar het hoofd van Group Internal Audit stuurt of escaleert naar de juiste afdelingen binnen ISS.
Het hoofd van de afdeling Interne Audit moet (i) binnen 7 dagen alle meldingen registreren en bevestigen, (ii) de ernst en geloofwaardigheid van het ingediende verslag in overweging nemen en (iii) dienovereenkomstig te werk gaan bij het bepalen van de passende maatregelen. Sommige meldingen kunnen zonder onderzoek worden opgelost.
Het hoofd van de afdeling Interne Audit kan uw rapport raadplegen met de ISS Business Integrity Committee of de ISS Audit & Risk Committee en alle senior leden van het management. Deze kan ook externe auditors, onderzoekers en/of juridisch adviseurs inschakelen om te helpen bij het onderzoek en de analyse van de resultaten.
Er worden passende corrigerende maatregelen genomen als uit een onderzoek blijkt dat het beleid van ISS en/of de wet- en regelgeving zijn geschonden. Waar wettelijk mogelijk en afhankelijk van de omstandigheden, brengt ISS u op de hoogte van de beoogde of genomen actie als opvolging op de melding en de reden daarvoor.
Bescherming - geen represailles tegen melders
Als u een kwestie te goeder trouw aan ISS meldt, zorgen we ervoor dat er geen discriminerende of vergeldingsacties tegen u worden ondernomen als gevolg van een Speak Up-melding.
Nationale wetten, waar van toepassing en relevant, die u mogelijk een betere bescherming bieden als gevolg van de Speak Up-melding en het onderzoek, vervangen dit beleid of vullen dit aan.
Vergelding betekent elke directe of indirecte handeling of nalatigheid die de melder ongerechtvaardigd nadeel berokkent of kan berokkenen. Als u van mening bent dat er represailles tegen u zijn genomen voor het melden van of deelnemen aan een onderzoek, moet u dergelijke vermeende represailles onmiddellijk melden aan het hoofd van de afdeling Interne Audit (zie onderstaande contactgegevens) of door het Speak Up-systeem te gebruiken. Alle meldingen worden vertrouwelijk onderzocht.
Alternatieve rapporteringsopties: rapporteren aan autoriteiten
In plaats van de klokkenluidersregeling van ISS kunt u een probleem melden bij Huis voor Klokkenluiders. Zij zijn bereikbaar via telefoonnummer 088 – 133 10 00 of via e-mail. Voor algemene informatie kunt ook terecht op de website van Huis voor Klokkenluiders.
We raden u aan om zorgen eerst te melden bij ISS.
Personalia
Het verzamelen, verwerken en openbaar maken van persoonsgegevens die via het Speak Up-systeem zijn ingediend, wordt uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU en de Deense Wet bescherming persoonsgegevens.