caso práctico

Ahorro de tiempo y dinero gracias a los servicios integrados de instalaciones

A medida que crece un negocio, también lo hace su cartera inmobiliaria, incrementando la complejidad, los costos y, en algunos casos, las brechas en la calidad, la seguridad y el cumplimiento en la administración de instalaciones. Así es como ayudamos a una empresa multinacional líder en el sector de la ingeniería a ahorrar dinero, transformando radicalmente su enfoque de la administración de instalaciones.

Saving time and money with Integrated Facility Services

Resultados

100

%

Permanencia activa de la empresa

13,80

%

Costos de administración de instalaciones ahorrados hasta ahora

7

+

Millones de horas de servicios con tasa nula de accidentes con pérdida de tiempo

4,000

+

Actividades de mantenimiento preventivo planificadas

330

+

Reducción de proveedores

El cliente —una empresa de ingeniería global especializada en electrificación, robótica, automatización y movimiento— acudió a nosotros con un desafío. Sus instalaciones en India, que incluyen fábricas, oficinas y centros de visitantes, eran administradas por más de 330 proveedores diferentes repartidos en 43 sitios. Con tantos proveedores a bordo, para la empresa era cada vez más difícil controlar los activos, los costos y la calidad. ¿Cómo podría ayudarles ISS a racionalizar y simplificar la administración de sus instalaciones?

De muchos a uno

“Trabajar con múltiples proveedores es una tarea compleja para las empresas”, afirma JK, director de la cuenta en ISS India. “Digamos que una organización tiene cinco oficinas. Cada una de ellas puede utilizar dos, tres o, incluso, cinco empresas de administración de instalaciones diferentes. Estas empresas, a su vez, utilizan diferentes proveedores de servicios auxiliares de limpieza, mantenimiento, seguridad, alimentación o recepción. Con multitud de personas repartidas por multitud de instalaciones, no existe la estandarización, porque estas empresas no hablan entre sí y tampoco cuentan con tecnologías comunes para compartir el aprendizaje. Así que queda para el cliente la ardua tarea de controlar todo eso”.

En 2017, el cliente decidió consolidar sus operaciones de administración de instalaciones, definir nuevos estándares de excelencia, administrar mejor los riesgos y, por último, aunque no menos importante, reducir los costos. Pasaron de un modelo multiproveedor a un único subcontratista, y designaron a ISS India como su socio de Integrated Facility Services (IFS).

Asegurar una transición fluida

Con tantos proveedores con quienes establecer contacto, ISS tuvo que planificar la transición con mucho cuidado.

“Cuando comenzamos este viaje con el cliente, lo primero que hicimos fue acordar objetivos claros y niveles de servicio. Evaluamos los riesgos y cómo mitigarlos. Después, les proporcionamos un plan detallado para la transición y habilitación del servicio, así como una ruta de comunicación para la administración de cambios”, explica el director de la cuenta.

Uno de los principales desafíos en la fase de planificación fue obtener una visión clara de los activos del cliente. “En algunos casos, no había datos sobre su equipamiento, en qué estado se encontraba o el costo de su administración. Pero logramos recopilar esos datos y reunirlos en un único espacio, facilitando así las cosas al cliente para, por ejemplo, preparar informes de estado con un simple clic, algo que antes no podía hacer”.

El equipo de la cuenta, además de considerar los activos físicos en todas las ubicaciones del cliente, evaluar la preparación de los activos y trazar un plan de mantenimiento adecuado, también se ocupó de la contratación. “Nuestro plan de transición incluía identificar las habilidades necesarias a la hora de seleccionar y formar al personal. Teníamos que asegurarnos de que los equipos estuvieran integrados por personas que pudieran realizar múltiples tareas y trabajar con eficacia”.

Ofrecer un servicio realmente funcional y reducir los costos

Este modelo de prestación directa, en el que ISS administra todos los servicios, incluida la contratación de personal, aporta un valor real al cliente.

“El modelo de prestación de servicios que diseñamos para el cliente era sencillo. Creamos una plataforma común para que todas las sedes pudieran compartir mejores prácticas, lo que nos permite controlar todos los detalles de los 43 sitios del cliente. Todas las solicitudes pasan por nuestro servicio central de asistencia y, gracias a ello, podemos supervisar todo y mejorar constantemente la eficiencia del servicio. Lo más importante es que el cliente puede acceder a la información esencial de las instalaciones, que ahora está centralizada en un solo espacio, lo cual es mucho más efectivo”.

Los resultados hablan por sí solos. Al pasar a un único proveedor, el cliente ha logrado reducir los costos y mejorar su eficiencia, además de disfrutar de una visión clara de todos sus activos.

Prepararse para una asociación en el campo de la integración de servicios

ISS simplifica los servicios de administración de instalaciones para miles de clientes, muchos de ellos organizaciones multinacionales. A las empresas que están considerando una solución de proveedor único, JK les ofrece este consejo para ayudarles a prepararse.

“Es necesario definir claramente el objetivo empresarial y los resultados deseados a partir del servicio”, explica. “También deben identificarse los riesgos de pasar de un tipo de servicio a otro, asegurándose de contar con la estructura organizacional adecuada. Por último, hay que recopilar la mayor cantidad de datos posible sobre los activos, su estado y los costos actuales. Todos estos datos se utilizarán como punto de partida en la definición de un servicio que apoye a la empresa y crezca con ella”.

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